เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• ส่วนที่ 1 จาก 3: การนำเข้า Excel ไปยัง Access (การเตรียมการ)
• ส่วนที่ 2 จาก 3: การนำเข้า Excel ไปยัง Access
• ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าให้เสร็จสมบูรณ์
• คำเตือน

Access เป็นตัวจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ช่วยให้คุณสามารถนำเข้าฐานข้อมูล Excel อย่างน้อยหนึ่งฐานข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบเขตข้อมูลทั่วไปได้ เนื่องจากไฟล์ Access ไฟล์เดียวสามารถมีสเปรดชีต Excel ได้หลายรายการโปรแกรมนี้จึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมหรือวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก อย่างไรก็ตามก่อนอื่นคุณต้องนำเข้าแผ่นงาน Excel ไปยัง Access

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 จาก 3: การนำเข้า Excel ไปยัง Access (การเตรียมการ)

1. เปิดทั้งสองโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณจะต้องซื้อและดาวน์โหลดชุดโปรแกรม Microsoft Office ที่มีทั้ง Excel และ Access คุณสามารถทำได้ทางออนไลน์จากเว็บไซต์ Microsoft
   • เมื่อดาวน์โหลดโปรแกรมแล้วให้คลิก "Start" ใน Windows และเลือก "All Programs"
   • คลิกที่ "Microsoft Office" จากนั้นเลือก "Access" (หรือ "Excel") จากเมนูแบบเลื่อนลง คุณอาจมีสเปรดชีต Excel ที่มีคนส่งถึงคุณหรือที่คุณดาวน์โหลดจากที่อื่นอยู่แล้ว คุณสามารถเปิดด้วย Office บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. ทำความสะอาดแผ่นงาน Excel ของคุณก่อนนำเข้าสู่ Access จะง่ายขึ้นถ้าคุณทำตามขั้นตอนง่ายๆก่อนที่จะนำเข้าแผ่นงาน Excel ไปยัง Access ประเด็นคือข้อมูลของคุณสอดคล้องกันระหว่างแผ่นงานที่นำเข้า
   • เป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวแรกในแผ่นงาน Excel มีส่วนหัวคอลัมน์ของคุณ (หรือชื่อเขตข้อมูล) และมีความชัดเจนและเข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่นสำหรับคอลัมน์ของนามสกุลคุณสามารถตั้งชื่อส่วนหัวคอลัมน์ / ชื่อฟิลด์เป็น "นามสกุล" ได้อย่างชัดเจนและถูกต้องเนื่องจากจะทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบส่วนหัวคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel สองแผ่น
   • ใน Access คุณสามารถเชื่อมโยงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องระหว่างแผ่นงานตั้งแต่สองแผ่นขึ้นไป สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel พร้อมข้อมูลเงินเดือน ประกอบด้วยชื่อและนามสกุลที่อยู่และเงินเดือนของผู้คน ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณต้องการเปรียบเทียบแผ่นงานนั้นจาก Access กับแผ่นงาน Excel แผ่นที่สองที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการสนับสนุนทางการเงินสำหรับแคมเปญ แผ่นงานที่สองนี้ประกอบด้วยชื่อที่อยู่และเงินบริจาคของผู้คน สิ่งที่คุณสามารถทำได้กับ Access คือการเปรียบเทียบส่วนหัวของคอลัมน์ที่แตกต่างกัน คุณสามารถเชื่อมโยงส่วนหัวของชื่อเพื่อดูว่าบุคคลที่มีชื่อเดียวกันอยู่ที่ไหนในฐานข้อมูลทั้งสอง
   • ตรวจสอบแผ่นงาน Excel เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลแต่ละประเภทได้รับการปฏิบัติเหมือนกันและล้างข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าสู่ Access ต้องเป็นตามที่ Access เรียกว่า "relational" ตัวอย่างเช่นหากสเปรดชีตเงินเดือนสมมุติมีชื่อนามสกุลและชื่อย่อกลางในคอลัมน์เดียว แต่สเปรดชีตที่สองมีเฉพาะชื่อและนามสกุลในคอลัมน์ที่แยกจากกัน Access จะลงทะเบียนสิ่งนี้ว่าไม่ตรงกัน ฟิลด์ส่วนหัว / คอลัมน์ต้องเหมือนกัน
3. แยกข้อมูลในคอลัมน์ใน Excel ในการแก้ปัญหานี้คุณสามารถแบ่งข้อมูลในคอลัมน์ใน Excel เพื่อไม่ให้ถูกทำเครื่องหมายว่า "ไม่ตรงกัน" ใน Access
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแบ่งชื่อออกเป็นคอลัมน์ของตัวเองเริ่มต้นตรงกลางในคอลัมน์ของตัวเองและนามสกุลในคอลัมน์ของตัวเอง หากทำในลักษณะเดียวกันในแผ่นงานที่สองการเชื่อมโยงระหว่างเช่นนามสกุลและนามสกุลใน Access ควรสร้างการจับคู่เมื่อชื่อเหมือนกัน
   • ในการแบ่งคอลัมน์ใน Excel ให้เน้นคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการแยก คลิกที่ "ข้อมูล" ในเมนูหลักของ Excel คลิกที่ "Text to Columns" โดยทั่วไปคุณจะเลือกตัวเลือก "หย่าร้าง" คลิกที่ถัดไป
4. ดำเนินการต่อเพื่อแยกคอลัมน์ที่ผสานด้วยวิซาร์ด ตอนนี้คุณพร้อมที่จะทำขั้นตอนการแยกข้อมูลที่ผสานในคอลัมน์เดียวออกเป็นหลายคอลัมน์
   • เลือกวิธี "แยก" ข้อมูลในคอลัมน์ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลทุกบิตในคอลัมน์จะถูกคั่นด้วยบางสิ่ง ตัวเลือกที่ใช้บ่อยที่สุดคือช่องว่างเครื่องหมายจุลภาคหรืออัฒภาค ข้อมูลมักถูกคั่นด้วยช่องว่างเท่านั้น ดังตัวอย่างต่อไปนี้ชื่อ "John A. Doe" แสดงอยู่ในคอลัมน์เดียว จอห์นชื่อแรกถูกคั่นกลาง A ตัวแรกด้วยช่องว่าง นามสกุล Doe คั่นกลาง A ตัวแรกโดยเว้นวรรค ดังนั้นเลือกพื้นที่ของคุณเป็นตัวคั่นในตัวช่วยสร้าง
   • คลิกที่ถัดไป คลิกที่ Finish โปรแกรมแยก John, A. และ Doe ออกเป็นสามคอลัมน์ จากนั้นคุณสามารถตั้งชื่อส่วนหัวใหม่ให้คอลัมน์ใหม่เพื่อระบุว่ามีข้อมูลใดบ้าง (นามสกุลชื่อ ฯลฯ ) เป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างคอลัมน์ว่างหลายคอลัมน์ทางด้านขวาของข้อมูลที่คุณกำลังแยกก่อนดำเนินการนี้เนื่องจากจะผลักข้อมูลไปยังคอลัมน์ใหม่ที่ว่างเปล่า (แทนที่จะเป็นคอลัมน์ที่มีข้อมูลอยู่แล้ว)

ส่วนที่ 2 จาก 3: การนำเข้า Excel ไปยัง Access

1. เปิดโปรแกรม Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ไปที่เมนูเริ่มเลือก Microsoft Office และคลิกที่ Microsoft Access คุณต้องเปิดฐานข้อมูล Access ใหม่ที่ว่างเพื่อนำเข้าแผ่นงาน Excel เข้าไป
   • เลือก "Empty Desktop Database" เพื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่จากโปรแกรม Access
   • เปลี่ยนชื่อถ้าคุณต้องการ คลิกที่ "สร้าง"
2. นำเข้าแผ่นงาน Excel ไปยัง Access ขั้นตอนต่อไปคือการรับแผ่นงาน Excel (หรือหลายแผ่น) ในฐานข้อมูล Access
   • คลิกที่ "ข้อมูลภายนอก" ในแถบเครื่องมือจากตัวจัดการฐานข้อมูล Access เลือก "Excel" ใน Access บางเวอร์ชันคุณจะพบฟีเจอร์นี้ได้โดยคลิก "ไฟล์" ในเมนูหลักและ "รับข้อมูลภายนอก"
   • เมื่อ "ชื่อไฟล์" ปรากฏขึ้นให้คลิก "เรียกดู" ซึ่งจะช่วยให้คุณพบเวิร์กชีต Excel ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
   • ปล่อยช่องทำเครื่องหมายโดยเลือก "นำเข้าข้อมูลต้นทางลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน" ซึ่งจะถูกตรวจสอบตามค่าเริ่มต้น
   • เมื่อคุณพบแผ่นงาน Excel ที่คุณต้องการนำเข้าบนคอมพิวเตอร์ของคุณให้คลิกที่แผ่นงานนั้น คลิกที่ "ตกลง" ตัวช่วยสร้างการนำเข้า Excel เพื่อเข้าถึงจะเปิดขึ้น

ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าให้เสร็จสมบูรณ์

1. ทำตามขั้นตอนในวิซาร์ดใน Access ในการนำเข้าแผ่นงานของคุณให้เสร็จสิ้นคุณต้องทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง
   • เลือกเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊ก Excel ที่คุณต้องการนำเข้า บางครั้งอาจทำได้ง่ายเนื่องจากแผ่นงาน Excel เป็นเพียงแผ่นงานเดียว อย่างไรก็ตามบางครั้งผู้คนสร้างแผ่นงานหลายแผ่นในแผ่นงาน Excel แผ่นเดียวซึ่งคุณสามารถดูได้โดยคลิกที่แท็บที่ด้านล่างของแผ่นงาน ในกรณีนี้คุณควรบอกวิซาร์ดการเข้าถึงว่าจะเลือกสเปรดชีตใด คลิกที่ถัดไป
   • หน้าถัดไปมีกล่องถามว่าแถวแรกในแผ่นงาน Excel มีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ นี่คือแถวในแผ่นงานที่ระบุข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ (เช่นนามสกุลที่อยู่เงินเดือน ฯลฯ ) เป็นความคิดที่ดีที่จะทำความสะอาดแผ่นงาน Excel ก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าส่วนหัวคอลัมน์แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ที่ชัดเจน จากนั้นตรวจสอบ "ใช่" ว่าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ นี่เป็นแนวทางที่ง่ายที่สุด คลิกที่ถัดไป
   • หากแถวแรกไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์หน้าต่างถัดไปจะถามว่าคุณต้องการเปลี่ยนชื่อฟิลด์ใน Access หรือไม่ (นี่คือส่วนหัวของคอลัมน์) หากคุณยังไม่ได้ระบุชื่อที่ชัดเจนและระบุตัวตนได้ง่ายในแต่ละฟิลด์ก่อนที่จะนำเข้า (แนะนำ) คุณสามารถทำได้ที่นี่
2. นำเข้าให้เสร็จสิ้น มีขั้นตอนอีกไม่กี่ขั้นตอนในการนำเข้า หน้าต่างถัดไปของวิซาร์ดจะถามว่าคุณต้องการระบุคีย์หลักหรือไม่
   • คุณไม่จำเป็นต้องทำสิ่งนี้ แต่เป็นไปได้ คีย์หลักหมายความว่า Access กำหนดหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละแถวของข้อมูล สิ่งนี้จะมีประโยชน์ในภายหลังเมื่อคุณจัดเรียงข้อมูล คลิกที่ถัดไป
   • หน้าจอสุดท้ายของตัวช่วยสร้างมีตำแหน่งสำหรับชื่อเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อของแผ่นงาน Excel ที่คุณต้องการนำเข้าได้ (จะกลายเป็น "ตาราง" ใน Access ทางด้านซ้ายของหน้าเมื่อคุณนำเข้าเสร็จแล้ว)
   • คลิกที่ "นำเข้า" คลิกที่ "ปิด" คุณจะเห็นตารางของคุณทางด้านซ้ายของหน้าจอ ตอนนี้นำเข้าสู่ Access แล้ว
   • หากคุณต้องการเชื่อมโยงไปยังฐานข้อมูลมากกว่าหนึ่งให้ทำขั้นตอนนี้ซ้ำกับแผ่นงาน Excel อื่นหรือหลายแผ่น ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเปรียบเทียบข้อมูลในแผ่นงานใน Access

คำเตือน

• ถ้าไฟล์ Excel มาจาก Office เวอร์ชันอื่นที่ไม่ใช่ Access คุณอาจสังเกตเห็นปัญหาในการนำเข้าไฟล์ได้อย่างราบรื่น
• ไม่สามารถขีดเส้นใต้ได้เพียงพอ: คุณจะต้องล้างแผ่นงาน Excel ของคุณก่อนที่จะนำเข้า ส่วนหนึ่งหมายถึงการวิเคราะห์ข้อมูลที่คุณมีปัญหา
• เก็บสำเนาสเปรดชีตต้นฉบับของคุณไว้เสมอดังนั้นหากคุณทำผิดพลาดคุณสามารถทำขั้นตอนนี้ซ้ำได้
• คุณไม่สามารถนำเข้ามากกว่า 255 เขตข้อมูลใน Access