เนื้อหา

• ขั้นตอน
• คำแนะนำ
• คำเตือน

หลักฐานการประกอบอาชีพ (โดยเฉพาะจดหมายยืนยัน) เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่นายจ้างร่างขึ้นตามคำร้องขอของบุคคลที่สามเพื่อวัตถุประสงค์ในการอนุมัติประวัติวิชาชีพของพนักงาน ย้าย. โดยปกติจะต้องมีจดหมายยืนยันงานเมื่อบุคคลต้องการเงินกู้จากธนาคารสถานที่ให้เช่าการสมัครงานหรือเมื่อมีเหตุผลอื่นใดในการยืนยันประวัติอาชีพ เมื่อเขียนจดหมายยืนยันงานคุณต้องอธิบายว่าคุณเป็นใครให้สรุปหน้าที่ของพนักงานอย่างถูกต้องและยืนยันอาชีพของเขาหรือเธอ ทั้งหมดนี้จะต้องนำเสนอในแบบฟอร์มจดหมายชื่อวิชาชีพ ตรวจสอบว่าคุณได้ให้ข้อมูลติดต่อและลายเซ็นครบถ้วนแล้ว อ่านคำแนะนำด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีรวบรวมจดหมายระบุตัวตนที่สมบูรณ์และถูกต้อง

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ของ 2: เตรียมจัดทำหนังสือแสดงตนผู้ประกอบวิชาชีพ

1. 

   
   
   พิจารณาว่าเหตุใดคุณจึงเขียนจดหมายแสดงตัวตน เนื้อหาและน้ำเสียงของคุณจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับผู้อ่าน หากคุณส่งจดหมายยืนยันไปยังสถาบันการเงินเสียงของคุณควรเป็นมืออาชีพและเนื้อหาของจดหมายควรมีข้อมูลทางการเงิน (เช่นเงินเดือนค่าคอมมิชชันการขึ้นเงินเดือนหรือโบนัส) ในทางกลับกันหากคุณเขียนถึงพนักงานใหม่น้ำเสียงของคุณควรเป็นมิตรกว่าและคุณยังสามารถลบข้อมูลทางการเงินได้ด้วย
   • การทำความเข้าใจวัตถุประสงค์และขอบเขตของการยืนยันทางธุรกิจจะช่วยให้คุณร่างจดหมายที่มีเนื้อหาตรงกับความต้องการของผู้รับ

2. 

   
   
   ลองคิดดูว่าใครควรเขียนหลักฐานการจ้างงาน โดยปกตินายจ้างในนามของลูกจ้างจะเขียนจดหมายยืนยันการทำงาน ในสถานการณ์เช่นนี้พนักงานมีแนวโน้มที่จะเข้าหาคุณนายจ้างและขอคำยืนยันการจ้างงานเพื่อวัตถุประสงค์บางอย่าง ในทางกลับกันพนักงานสามารถเขียนเพื่อยืนยันการจ้างงานได้เช่นกันในเวลานั้นคุณซึ่งเป็นพนักงานจะเขียนจดหมายถึงและขอลายเซ็นของนายจ้างหรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของจดหมายตามดุลยพินิจของนายจ้าง หากเป็นไปได้นายจ้างควรเขียนจดหมายในนามของคนงานและไม่ควรให้ลูกจ้างเขียนจดหมายเอง
   • หากคุณเป็นนายจ้างและต้องเขียนจดหมายถึงพนักงานคุณควรรู้วิธีจัดเนื้อหาให้ตรงตามมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติเพื่อให้คุณสามารถควบคุมข้อความในจดหมายได้ ในขณะเดียวกันในฐานะนายจ้างการที่คุณเขียนจดหมายเพื่อยืนยันการทำงานด้วยตัวเองจะนำความจริงใจและความถูกต้องมาสู่จดหมาย อย่างไรก็ตามข้อเสียคือคุณต้องใช้เวลาในการเขียนจดหมายเหล่านี้ ในฐานะนายจ้างมีโอกาสที่ตารางงานของคุณจะค่อนข้างยุ่งและการเขียนจดหมายอาจใช้เวลานาน อย่างไรก็ตามจดหมายยืนยันมักจะสั้นและกระชับดังนั้นคุณจะไม่ต้องเสียเวลาเขียนจดหมายมากเกินไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเคยมีประสบการณ์คล้าย ๆ กันมาก่อน
   • หากคุณเป็นพนักงานที่เขียนด้วยตัวเองคุณสามารถแสดงข้อมูลที่จะถ่ายทอดไปยังผู้รับได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องเสียเวลาอธิบายแนวคิดของคุณให้นายจ้างทราบ ในขณะเดียวกันการเขียนจดหมายยืนยันของคุณเองจะช่วยลดแรงกดดันต่อนายจ้างเกี่ยวกับระยะเวลาที่พวกเขาต้องใช้ในการเขียนจดหมาย (โดยเฉพาะการเขียนจดหมายด้วยตัวเองจะทำให้เจ้านายของคุณพอใจ เพราะเขาไม่จำเป็นต้องเขียนให้คุณ) อย่างไรก็ตามนายจ้างของคุณควรลงนามในจดหมายยืนยันเสมอและพวกเขาอาจไม่ยอมรับข้อเสนอของคุณ จากนั้นจะใช้เวลานานขึ้นในการเขียนจดหมายใหม่หรือคุณอาจบังคับให้นายจ้างเขียนถึงคุณ

3. 

   
   
   รวบรวมข้อมูลที่ร้องขอ เมื่อคุณเข้าใจว่าผู้อ่านคือใครและใครจะเขียนจดหมายคุณต้องรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเขียนจดหมายยืนยันให้ครบถ้วน
   • หากคุณเป็นนายจ้างคุณต้องพูดคุยกับพนักงานของคุณเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะรวมอยู่ในจดหมายโดยเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้รับวัตถุประสงค์ของจดหมายรายละเอียดที่จะรวมอยู่ในจดหมาย เนื้อหาและเวลาในการส่งจดหมาย
   • หากคุณเป็นลูกจ้างและเขียนด้วยตัวเองคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการในการร่าง แต่คุณควรพูดคุยกับนายจ้างของคุณล่วงหน้าเกี่ยวกับความคาดหวังของพวกเขาเกี่ยวกับจดหมาย ยืนยันงานแล้ว. เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเขียนจดหมายตามมาตรฐานที่นายจ้างกำหนดเพื่อให้พวกเขาสามารถยอมรับเนื้อหาของจดหมายได้
   โฆษณา

ส่วนที่ 2 จาก 2: การเขียนหลักฐานการประกอบอาชีพ

1. 

   ใช้ชื่อ บริษัท เมื่อคุณเริ่มเขียนจดหมายยืนยันคุณมักจะต้องใช้หัวจดหมายของ บริษัท อย่างเป็นทางการ หากคุณเป็นนายจ้างคุณควรเตรียมหัวเรื่องให้พร้อม หากคุณเป็นพนักงานให้ถามนายจ้างของคุณว่าคุณสามารถใช้หัวจดหมายของ บริษัท อย่างเป็นทางการได้หรือไม่ การใช้หัวจดหมายที่เป็นทางการจะตรวจสอบความถูกต้องของจดหมายและทำให้ผู้รับเชื่อถือเนื้อหา
   • หากคุณไม่มีบรรทัดหัวเรื่องคุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์สร้างขึ้นสำหรับข้อความของคุณ หัวจดหมายต้องมีชื่อ บริษัท ที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และอีเมลของนายจ้าง บรรทัดแรกควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่เขียนจดหมาย (เช่นเดียวกับตำแหน่งของพวกเขา) และวันที่เขียน

2. 

   บันทึกข้อมูลผู้รับโดยละเอียดที่สุด หากคุณทราบชื่อผู้รับโดยเฉพาะให้ส่งข้อความถึงเขาหรือเธอโดยตรง หากคุณไม่ทราบว่าใครจะเป็นผู้รับข้อความให้ระบุชื่อผู้รับเป็นองค์กรที่ร้องขอพร้อมคำบรรยายใต้เนื้อหาของข้อความ
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณทราบที่อยู่และชื่อของผู้รับให้เขียนไว้ใต้บรรทัดหัวเรื่องและตามด้วยคำทักทายที่เหมาะสมเช่น "Dear"
   • หากคุณไม่ทราบว่าใครคือผู้รับให้ส่งข้อความไปยังส่วนที่เหมาะสมขององค์กรของคุณพร้อมกับความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความ ตัวอย่างเช่นเมื่อส่งจดหมายไปยังสถาบันการเงินเพื่อให้พนักงานยืมเงินคุณสามารถส่งจดหมายไปยังสาขาในพื้นที่ของตนพร้อมด้วยเชิงอรรถต่อไปนี้ "รับทราบการทำงานสำหรับ ใบเสร็จรับเงิน " จากนั้นใช้คำทักทายที่เหมาะสมเช่น "Dear Sir / Madam"

3. 

   อธิบายว่าคุณเป็นใคร ในย่อหน้าแรกของจดหมายยืนยันคุณต้องอธิบายว่าคุณคือใครและวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ข้อมูลที่จำเป็น ได้แก่ ตำแหน่งงานของคุณที่ บริษัท ระยะเวลาที่คุณทำงานที่นั่นตลอดจนระยะเวลาที่คุณต้องรู้จักพนักงานที่ระบุไว้ในจดหมาย แม้ว่าคุณจะเป็นพนักงานที่เขียนจดหมายถึงตัวเองให้เขียนราวกับว่านายจ้างกำลังเขียนถึงคุณเพราะพวกเขาจะเป็นคนที่ยอมรับเนื้อหาของจดหมาย
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนว่า: "ฉันชื่อ Tran Van B ฉันเป็นรองผู้อำนวยการฝ่ายขายและการตลาดที่ ABC Group ฉันทำงานที่ ABC Group มา 12 ปีแล้วและรู้จักกับพนักงานคนนี้ เป็นเวลา 7 ปีในช่วง 3 ปีที่ผ่านมาฉันเป็นผู้จัดการโดยตรงของพนักงาน "

4. 

   ให้การยืนยันการทำงาน ย่อหน้าถัดไปในจดหมายเป็นการสรุปการทำงานของพนักงานที่ บริษัท ซึ่งรวมถึงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการจ้างงานตำแหน่งของพนักงานที่ บริษัท งานตามฤดูกาลหรือระยะยาวและพนักงานยังคงทำงานให้กับ บริษัท หรือไม่ หากจำเป็นควรรวมข้อมูลทางการเงินของพนักงานไว้ที่นี่ด้วย
   • ตัวอย่างข้อความที่เหมาะสม: "ฉันเขียนจดหมายฉบับนี้เพื่อรับรองการทำงานของพนักงานพนักงานอยู่กับ ABC Group มา 7 ปีแล้วเริ่มตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน 2546 พนักงานดำรงตำแหน่งรองผู้จัดการฝ่ายขายซึ่งเป็นตำแหน่งระยะยาวที่ ABC Group พนักงานยังคงเป็นรองผู้จัดการฝ่ายขายของ ABC Group ณ วันที่ 7 มกราคม 2554 "
   • ตัวอย่างอื่นอาจเป็นดังนี้: "ฉันเขียนเพื่อยืนยันว่าพนักงานทำงานที่ ABC Group มา 7 ปีแล้วพนักงานทำงานที่ ABC Group ตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน พ.ศ. 2546 จนถึง 7 มกราคม 2554 ขณะทำงานที่ ABC Group ตำแหน่งของพนักงานคือรองผู้จัดการฝ่ายขายพนักงานทำงานเต็มเวลา 7 ปีที่ ABC Group โดยได้รับเงินเดือนปีละ 600 ล้านด่ง”

5. 

   สรุปหน้าที่ของคนงาน. ย่อหน้านี้จะอธิบายถึงหน้าที่ของพนักงานในองค์กรของคุณ ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์สูงสุดเมื่อเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงานให้กับพนักงานใหม่ที่สมัครงานใหม่ แม้ว่าจดหมายยืนยันจะไม่ใช่จดหมายแนะนำ แต่ก็ไม่มีปัญหาหากคุณเพิ่มความคิดเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับพนักงาน ชื่อเสียงของคุณในฐานะนายจ้างจะเปลี่ยนไปในทิศทางที่ดี นอกจากนี้คุณยังจะช่วยพนักงานในการหางานใหม่เช่าทรัพย์สินหรือกู้ยืมเงินจากธนาคาร
   • ข้อความนี้สามารถเขียนได้ดังนี้: "หน้าที่ของพนักงานที่ ABC Group ได้แก่ : พนักงานมีหน้าที่ขายเครื่องทำความร้อนในภาคเหนือพนักงานอยู่ในตำแหน่งผู้จัดการและรับผิดชอบ ความรับผิดชอบในการส่งเสริมทีมพนักงานขายเจ็ดถึงเก้าคนพนักงานจะต้องสร้างความมั่นใจในความพึงพอใจของลูกค้าแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้าและรายงานความคืบหน้าไปยังสำนักงานใหญ่ทุกไตรมาส พัฒนาการขาย”

6. 

   หลีกเลี่ยงการแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือผิดกฎหมายเกี่ยวกับคนงาน ในสหรัฐอเมริการัฐส่วนใหญ่มีกฎหมายที่กำหนดสิ่งที่คุณทำได้และไม่สามารถพูดถึงได้ในจดหมายแนะนำตัวของคุณและในแถลงการณ์ถึงนายจ้างที่คาดหวังของคุณ บางรัฐอนุญาตให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานโดยการอนุมัติของพนักงานเท่านั้น รัฐอื่น ๆ อนุญาตให้นายจ้างเปิดเผยข้อมูลพนักงานเกือบทั้งหมดโดยที่ข้อมูลดังกล่าวถูกต้องและให้โดยสุจริตใจ ก่อนเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใด ๆ โปรดตรวจสอบกฎหมายของรัฐ คุณสามารถเริ่มค้นหาได้ที่นี่
   • ตัวอย่างเช่นกฎหมายของรัฐอลาสก้าอนุญาตให้นายจ้างเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานและนายจ้างจะไม่รับผิดชอบต่อการเรียกร้องดังกล่าวยกเว้น ผู้ที่ไม่ใช่นายจ้างจงใจหรือจงใจเปิดเผยข้อมูลเท็จหรือทำให้เข้าใจผิดหรือข้อมูลที่ละเมิดสิทธิพลเมืองของคนงาน
   • อีกตัวอย่างหนึ่งคือรัฐคอนเนตทิคัตซึ่งนายจ้างได้รับอนุญาตให้เปิดเผยข้อเรียกร้องที่เป็นข้อเท็จจริงและถูกต้องทั้งหมด

7. 

   ให้ข้อมูลติดต่อสำหรับผู้รับ ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายยืนยันการจ้างงานควรมีข้อมูลติดต่อของคุณ (หรือนายจ้างของคุณ) คุณต้องแสดงข้อมูลนี้เว้นแต่ผู้รับจะมีคำถามหรือข้อกังวลเพิ่มเติม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ยืนยันแล้วว่าผู้รับสามารถติดต่อคุณได้
   • ตัวอย่างเช่นย่อหน้าข้อมูลติดต่ออาจมีลักษณะดังนี้: "หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมโปรดติดต่อที่ (84-4) 555-5555 หรือทางอีเมล tranvanb @ ABCCorp.com”

8. 

   ลงชื่อและส่งจดหมาย เมื่อคุณทำจดหมายเสร็จคุณจะเพิ่มประโยคปิดท้ายลงนามจากนั้นส่งคืนให้พนักงานหรือส่งให้ผู้รับด้วยตัวเอง
   • ลงท้ายด้วย "ขอแสดงความนับถือ"
   • ใช้ลายเซ็นที่เป็นทางการและระบุชื่อในจดหมายเสมอ
   • เพิ่มตราประทับหรือหนังสือรับรองที่ บริษัท ของคุณใช้สำหรับจดหมายดังกล่าวตามปกติ
   โฆษณา

คำแนะนำ

• คุณอาจต้องเขียนเกี่ยวกับตำแหน่งของคนงานในกรณีที่เขาหรือเธอยื่นขอวีซ่าหรือกรีนการ์ดเพื่อมาที่สหรัฐอเมริกา คุณจะต้องเจาะลึกลงไปในความสำคัญของงานที่พนักงานคนนั้นทำ
• บาง บริษัท แต่งตั้งบุคคลบางคนให้ทำกิจกรรมการตรวจสอบและ บริษัท อื่น ๆ อาจมีเทมเพลตจดหมายพิเศษที่คุณควรใช้สำหรับบัตรประจำตัวของคุณ หากมีข้อสงสัยคุณควรตรวจสอบกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลของหน่วยงานของคุณ
• นายจ้างบางรายขอให้พนักงานร่างจดหมายแล้วลงนาม หากคุณขอให้พนักงานทำเช่นนั้นโปรดอ่านข้อความในจดหมายอย่างละเอียดก่อนลงนาม

คำเตือน

• ให้ข้อมูลทางการเงินเฉพาะในกรณีที่พนักงานต้องการ หากคุณมีจดหมายรับรองตนเองของพนักงานคุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่คุณเห็นว่าจำเป็นได้
• อย่าพูดถึงข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงานเว้นแต่เขาจะอนุญาตให้คุณ
• หากพนักงานขอคำยืนยันการจ้างงานเมื่อคุณไม่ได้ทำงานกับคุณอีกต่อไปอย่าให้เหตุผลเพื่อให้พวกเขาเลิกทำงานกับคุณแม้ว่าการเลิกราจะเกิดขึ้นอย่างสงบก็ตาม