ผู้เขียน:
Gregory Harris
วันที่สร้าง:
14 เมษายน 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
มีหลายสถานการณ์ที่ลูกค้าต้องติดต่อบริษัทหรือผู้ผลิตสำหรับปัญหาทางธุรกิจต่างๆ แต่เมื่อถึงเวลาต้องส่งอีเมลถึงฝ่ายบริการลูกค้า บางคนอาจรู้สึกนิ่งเฉย มักมีคำถามเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากโดยปกติแล้วจะเขียนในรูปแบบกระดาษ และมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปมักใช้กับจดหมายประเภทนี้ แม้ว่ามาตรฐานเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม ภูมิภาค และวัฒนธรรม แต่ก็มีหลักเกณฑ์ทั่วไปบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่ส่งไปยังโปรแกรมช่วยเหลือนั้นมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือคำแนะนำยอดนิยมจากผู้ที่เคยอ่านอีเมลประเภทนี้มาก่อน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 1: เขียนอีเมลถึงฝ่ายบริการลูกค้า
1 ตรวจสอบเว็บไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทยังไม่ได้แก้ไขปัญหาของคุณก่อนที่จะส่งอีเมลของคุณ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของทุกคน รวมทั้งคุณด้วย และจะได้รับการชื่นชมอย่างมาก - ขณะที่คุณกำลังตรวจสอบไซต์ ให้มองหาช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุด อีเมลไม่ใช่ช่องทางที่ดีที่สุดเสมอไป และคุณต้องเคารพนโยบายของบริษัทเหล่านี้และติดต่อด้วยวิธีที่ต่างออกไป หลายบริษัทให้การสนับสนุนทางโทรศัพท์และบริการสนับสนุนเพิ่มเติม เช่น ตู้ไปรษณีย์
2 ค้นหาแหล่งข้อมูลออนไลน์โดยเฉพาะบนอินเทอร์เน็ต บริษัทหลายแห่งเสนอที่อยู่อีเมลที่กำหนดเองสำหรับปัญหาพิเศษ เช่น การติดตามการจัดส่ง การส่งคืนผลิตภัณฑ์ หรือการสนับสนุนด้านเทคนิค เป็นไปได้ว่าการใช้ช่องทางการสื่อสารที่ให้ไว้จะมีประสิทธิภาพมากกว่าจดหมายมาตรฐานถึงอีเมลทั่วไปของบริษัท นอกจากนี้ หากคุณเพิกเฉยต่อการสื่อสารที่ให้ไว้ กระบวนการเชื่อมโยงกับบริษัทอาจใช้เวลานานกว่ามาก 
3 รวมข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ในจดหมายสนับสนุนของคุณ บริษัทต้องการทราบว่าคุณซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการใด รวมถึงวันที่ซื้อและวันที่คาดว่าจะส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ บริษัทอาจจำเป็นต้องทราบที่อยู่บ้านของคุณและจำนวนสินค้าที่ซื้อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดนี้ระบุไว้ในอีเมลของคุณ 
4 ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม ผู้เชี่ยวชาญบางคนชี้ให้เห็นว่าจดหมายถึงฝ่ายบริการลูกค้าที่เขียนโดยไม่คำนึงถึงมารยาทอาจถูกเพิกเฉยหรือประสิทธิภาพจะลดลงมากพยายามยึดรูปแบบการเขียนบางรูปแบบที่จะแสดงระดับการศึกษาและความรู้ของคุณ โดยไม่ใช้ถ้อยคำที่ยั่วยุมากเกินไป 
5 ขอสิ่งที่คุณต้องการโดยตรง ผู้เขียนอีเมลฝ่ายบริการลูกค้าที่ช่ำชองหลายคนพบว่าดีที่สุดที่จะเปิดเผยเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณ บริษัทอาจเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับข้อกำหนดของคุณ แต่การให้ข้อมูลที่ชัดเจน จะช่วยให้ตัวแทนของบริษัทไม่เพียงแต่เข้าใจมุมมองของคุณเท่านั้น แต่ยังแสดงความเห็นของคุณเกี่ยวกับปัญหา ผลิตภัณฑ์ หรือปัญหาอื่นๆ ที่เกิดขึ้นใหม่ทั้งหมดในการบริการลูกค้า - เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายบริษัท เมื่อเขียนคำขอ ขั้นแรกให้ทำวิจัยเพื่อทำความเข้าใจว่าข้อกำหนดใดที่มีแนวโน้มจะบรรลุมากที่สุด วิธีแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่การเข้าใจจุดยืนของบริษัทจะช่วยให้ข้อความของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
