เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จาก 3: ใช้รายการ
• วิธีที่ 2 จาก 3: ใช้กราฟ
• วิธีที่ 3 จาก 3: ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ
• บทความที่คล้ายกัน

คุณอาจเป็นนักเรียนเต็มเวลาที่พยายามจัดการเวลาให้ดีขึ้น หรือคุณอาจเป็นนายจ้างที่พยายามหาทางออกเพื่อให้พนักงานเลิกเสียเวลา ไม่ว่าบทบาทของคุณจะเป็นอย่างไร คุณก็มักจะจดจ่ออยู่กับการสร้างกิจวัตรประจำวันที่ช่วยให้คุณหยุดเสียเวลาและใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด กลยุทธ์ขององค์กร เช่น รายการและกำหนดการ ตลอดจนมาตรการเพื่อลดสิ่งรบกวนที่กินเวลาอันมีค่าอาจเป็นประโยชน์

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 3: ใช้รายการ

1. 1 รายชื่ออาคารสำหรับวันนี้ หยิบกระดาษกับปากกา คิดเกี่ยวกับงานที่คุณวางแผนจะทำในวันนั้นหรือหน้าที่รับผิดชอบสำหรับวันนั้นและเขียนลงในกระดาษ รายการอาจคล้ายกับรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้: “ชอปปิ้ง ซักอบรีด ทำความสะอาด การบ้าน” หรือ “รายงานสำหรับลูกค้า เช็คอีเมลและการส่งจดหมาย ประชุม ทำงานกับเอกสาร”
   • เพิ่มงานลงในรายการได้มากเท่าที่คุณจะคิดได้ ตั้งแต่งานเล็กไปจนถึงงานใหญ่ คุณต้องจำภาระผูกพันและงานทั้งหมดสำหรับวันนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าได้ใส่ไว้ในรายการลำดับความสำคัญ
2. 2 จัดลำดับความสำคัญของงาน วิธีหนึ่งในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพคือการมุ่งความสนใจไปที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดก่อน แล้วจึงเลื่อนลงไปที่รายการที่มีลำดับความสำคัญต่ำสุด สิ่งนี้เรียกว่ากฎ 80/20 ซึ่งกิจกรรมที่ให้ประโยชน์สูงสุดควรใช้เวลา 80% และกิจกรรมที่ให้ประโยชน์น้อยที่สุดควรใช้เวลา 20%
   • ดูรายชื่อและกำหนดหมายเลขที่ตรงกับความสำคัญของแต่ละงาน จากนั้นจัดเรียงเพื่อให้รายการเริ่มต้นด้วยงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดและมีประโยชน์มากที่สุด และลงท้ายด้วยงานที่มีความสำคัญน้อยที่สุดและทำกำไรได้
3. 3 จัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องกัน เมื่อคุณสร้างและจัดลำดับความสำคัญของรายการงานแล้ว คุณต้องจัดกลุ่มงานเล็กๆ ออกเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้เป็นกระบวนการเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มงานต่างๆ เช่น การตอบอีเมลและโทรหาลูกค้าเป็นกลุ่มเดียว จัดสรรเวลาหนึ่งชั่วโมงสำหรับพวกเขา และเรียกพวกเขาว่า "การพูดคุยกับลูกค้า" จากนั้นคุณสามารถทำงานแต่ละงานได้อย่างง่ายดายและสงบภายในกรอบเวลาที่กำหนด
   • พยายามจัดกลุ่มงานทั้งหมดในลักษณะนี้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้กระบวนการต่างๆ และใช้เวลาในการหาว่างานใดที่จะต้องทำต่อไป การจัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องสามารถช่วยให้คุณจัดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดระดับความเครียดขณะทำงานจากรายการ
4. 4 ให้เวลาตัวเองน้อยลงสำหรับแต่ละงาน ตามกฎของพาร์กินสัน การให้เวลาคุณทำงานให้เสร็จน้อยลงจะช่วยลดเวลาที่คุณต้องทำงานให้เสร็จ แทนที่จะจัดสรรเวลาว่าง ให้จำกัดเวลาที่คุณจัดสรรไว้สำหรับแต่ละงานเพื่อที่คุณจะได้ทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ช้าๆ โดยค่อยๆ ลดเวลาที่คุณทุ่มเทให้กับงานแต่ละอย่าง จนกว่าคุณจะไปถึงระดับทองซึ่งคุณไม่รู้สึกกดดันและเร่งรีบมากนัก แต่คุณไม่มีเวลาที่จะผัดวันประกันพรุ่งหรือเสียเวลา
   • เมื่อถึงจุดหนึ่ง คุณจะพัฒนาความรู้สึกที่ดีในการจัดการเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องใช้เวลาเพียงจำกัดในแต่ละงาน สิ่งนี้มีประโยชน์มากหากคุณมักจะมีกิจวัตรเดิมหรือรายการงานที่คล้ายคลึงกันทุกวัน
5. 5 ให้รางวัลตัวเองหลังจากทำภารกิจทั้งหมดในรายการเสร็จแล้ว หลังจากที่คุณทำงานที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดจากรายการ โดยปกติแล้วเมื่อสิ้นสุดวัน คุณควรให้คำชมเชยและปรนเปรอตัวเองเล็กน้อย นี่อาจเป็นอาหารมื้อค่ำแสนอร่อย ไวน์สักแก้ว หรือเวลาว่างเมื่อคุณสามารถทำบางสิ่งที่สนุกสนานและเพลิดเพลินได้ รางวัลเล็กๆ น้อยๆ จะเป็นแรงจูงใจในการทำงานทั้งหมดให้เสร็จในวันนั้น
   • คุณสามารถกำหนดได้ว่ารางวัลของคุณจะเป็นอย่างไรก่อนที่คุณจะเริ่มต้นวันใหม่ เพื่อให้คุณสามารถใช้รางวัลนั้นเป็นแรงจูงใจในการทำงานให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องเตรียมตัวสอบและมีแผนจะทานอาหารเย็นกับเพื่อน ใช้แผนของคุณสำหรับตอนเย็นเป็นข้ออ้างในการเรียนรู้และทำงานมอบหมายให้เสร็จตลอดทั้งวัน คุณจะได้ไม่ต้องพลาดอาหารเย็นในภายหลัง

วิธีที่ 2 จาก 3: ใช้กราฟ

1. 1 จัดทำตารางเวลาสำหรับแต่ละชั่วโมงในแต่ละวันของคุณ ใช้กระดาษแผ่นหนึ่งหรือใช้ปฏิทินคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อสร้างเซลล์สำหรับทุกๆ ชั่วโมงของวันทำงานหรือทุกๆ ชั่วโมงที่ตื่น อาจเป็นตั้งแต่เก้าถึงห้าหรือสิบถึงเจ็ด แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องกรอกทุกช่วงเวลาจนถึงนาที แต่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุก ๆ ชั่วโมงของวันรวมอยู่ในกำหนดการของคุณแล้ว
   • เริ่มกรอกในแต่ละชั่วโมงด้วยงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยงานที่สำคัญที่สุดและเลื่อนลงไปที่งานที่สำคัญน้อยกว่า นอกจากนี้ หากคุณคิดว่าตัวเองเป็นคนตื่นเช้า ให้พยายามใช้เวลาครึ่งวันทำงานที่ยากขึ้น แต่ถ้าคุณรู้ว่าคุณมีลมแรงหลังรับประทานอาหารกลางวัน คุณสามารถจัดสรรงานที่สำคัญสำหรับช่วงเวลานี้ของวันได้ พยายามออกแบบตารางเวลาของคุณให้เหมาะกับความต้องการและพฤติกรรมการทำงานของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณพร้อมสำหรับความสำเร็จและทำให้กำหนดการของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
   • คุณสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับกำหนดการของคุณบนกระดานดำหรือปฏิทิน เพื่อให้คุณสามารถอัปเดตทุกวันตามงานของคุณในแต่ละวัน
2. 2 หยุดพักสิบนาทีทุก ๆ หรือสองชั่วโมง อาจเป็นเรื่องยากที่จะมุ่งเน้นงานหรือกลุ่มงานเป็นเวลานานกว่าสองชั่วโมง อย่าลืมกำหนดเวลาพักสิบนาทีทุก ๆ หรือสองชั่วโมง เพื่อไม่ให้คุณรู้สึกเครียดหรือเครียดกับงาน ในช่วงพักสั้นๆ นี้ คุณสามารถออกจากที่ทำงานและเดินไปรอบๆ สำนักงานหรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในห้องครัวของสำนักงาน คุณสามารถชงกาแฟให้ตัวเองสักแก้วหรือออกไปเดินเล่นในที่ที่มีอากาศบริสุทธิ์ได้ พยายามใช้เวลา 10 นาทีเพื่อให้ทันกับตารางเวลาของคุณ
   • คุณยังสามารถหายใจเข้าออกลึกๆ ยาวๆ ช้าๆ 10 ครั้งทุก ๆ ชั่วโมงเพื่อทำให้จิตใจของคุณสดชื่นและหยุดพักช่วงสั้นๆ วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีมุมมองใหม่ๆ เกี่ยวกับงานที่คุณทำหรือกำลังจะเสร็จสิ้น และช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมเกี่ยวกับตัวเองแม้จะมีวันที่วุ่นวาย
3. 3 พยายามทำงานให้ถูกต้องในครั้งแรก แทนที่จะรีบเร่งและพยายามทำงานทั้งหมดให้เสร็จโดยเร็วที่สุด ให้ใช้เวลาที่จำเป็นในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จอย่างถูกต้องในครั้งแรก การรีบเร่งผ่านอีเมลอาจทำให้การแลกเปลี่ยนอีเมลของคุณหมดไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังส่งข้อความที่เข้าใจยากหรือคลุมเครือไปยังลูกค้า ช้าลงและใช้เวลามากพอที่จะเขียนอีเมลที่ชัดเจนหรืออ่านบันทึกการศึกษาของคุณซ้ำอย่างรอบคอบ การดำเนินการให้ถูกต้องในครั้งแรกจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากในระยะยาว
4. 4 ขอให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานตรวจสอบความคืบหน้าของคุณเป็นระยะๆ เพื่อให้คุณอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง บางครั้งเราต้องการการสนับสนุนจากผู้อื่นเพื่อให้จดจ่อกับงานที่ทำอยู่ ให้เพื่อนสนิท พ่อแม่ เพื่อนร่วมงาน พี่ชายหรือน้องสาวตรวจสอบคุณทุกสองชั่วโมงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำตามกำหนดเวลา
   • คู่หูของคุณสามารถดื่มกาแฟสักถ้วยหรือให้กำลังใจคุณด้วยคำพูดดีๆ เพื่อให้คุณได้รับความไขว้เขว หัวเราะหรือยิ้มเล็กน้อย และกลับไปทำกิจวัตรประจำวันของคุณ แม้ว่าคุณอาจจะยุ่ง แต่การอยู่กับเพื่อนสักสองสามนาทีจะทำให้คุณมีกำลังใจและช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีที่ 3 จาก 3: ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ

1. 1 คุณไม่จำเป็นต้องตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่อง สิ่งนี้สามารถสร้างรูปแบบการเริ่ม-หยุด-เริ่มต้นในวันทำงานของคุณและทำให้คุณเสียเวลา พยายามอย่าเปิดอีเมลของคุณในระหว่างวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณต้องการเน้นไปที่งานอื่น จัดสรรช่วงเวลาสามช่วงสำหรับการตรวจสอบอีเมลของคุณในกำหนดการ: ตอนเช้าตรู่ หลังอาหารกลางวัน และช่วงท้ายของวัน วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณถูกรบกวนโดยกระแสอีเมลที่ต่อเนื่องตลอดทั้งวัน และรับประกันว่าคุณจะมีเวลาทุ่มเทในการทำงานกับอีเมล
   • หลักการเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับวิธีการสื่อสารอื่นๆ เช่น ข้อความเสียง ข้อความ และการโทร พยายามอย่าใช้โทรศัพท์ตลอดเวลา เว้นแต่ว่าคุณจะต้องได้รับข้อความหรือโทรศัพท์ที่สำคัญ วิธีนี้จะช่วยจำกัดการหยุดพักในเวิร์กโฟลว์และช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาได้
2. 2 ปิดเสียงโทรศัพท์และปิดอินเทอร์เน็ต ถ้าเป็นไปได้ ให้เลือกอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงในวันทำงานเมื่อคุณสามารถปิดเสียงโทรศัพท์และปิดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ต้องการสมาธิอย่างเต็มที่และไม่มีการรบกวน เช่น โทรศัพท์หรืออินเทอร์เน็ตของคุณ
   • การกำจัดปัจจัยเหล่านี้ซึ่งอาจทำให้เสียสมาธิได้ง่ายจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังทำงานในโครงการของโรงเรียนหรือรายงานขนาดใหญ่ ถอดปลั๊กโทรศัพท์ของคุณ เพื่อให้คุณไม่มีเหตุผลที่จะต้องตรวจสอบทุก ๆ ห้านาทีหรือหมกมุ่นอยู่กับการดูข่าวบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก
3. 3 เตือนคนอื่นไม่ให้รบกวนคุณ พยายามอย่าสนับสนุนให้คนอื่นทำให้คุณเสียสมาธิและอย่าทำให้คนอื่นเสียสมาธิ เพียงให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังทำงาน คุณสามารถปิดประตูหรือวางป้ายที่ไม่ว่างคุณยังสามารถส่งอีเมลไปที่สำนักงานของคุณเพื่อเตือนคุณว่าช่วงระยะเวลาหนึ่งในสำนักงานเป็นชั่วโมงทำงานที่เงียบสงบ
4. 4 พยายามอย่าเบี่ยงเบนจากกิจวัตรประจำวันของคุณ เมื่อคุณจัดรายการงานหรือกำหนดเวลาและป้องกันตัวเองจากสิ่งรบกวนสมาธิแล้ว ให้ใช้จิตตานุภาพและสมาธิจดจ่อกับกิจวัตรประจำวันของคุณ คนส่วนใหญ่เข้าใจความแตกต่างระหว่างเวลาที่ใช้ไปอย่างเหมาะสมกับเวลาที่เสียไป ดังนั้นอย่าพยายามตกหลุมพรางของการเสียเวลา สร้างตามตารางเวลาของคุณและเมื่อสิ้นสุดวัน คุณจะรู้สึกได้ถึงความสำเร็จและใช้เวลาอย่างคุ้มค่า

บทความที่คล้ายกัน

• จัดระเบียบวันทำงานอย่างไร
• ทำอย่างไรถึงจะได้ผล
• จัดระเบียบเวลายังไงดี
• วิธีจัดสรรเวลาให้เหมาะสม