ผู้เขียน:
Tamara Smith
วันที่สร้าง:
20 มกราคม 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
- ที่จะก้าว
- ส่วนที่ 1 จาก 3: การจัดเตรียมรายงานผลการดำเนินงาน
- ส่วนที่ 2 จาก 3: การสร้างเนื้อหาที่มีความหมาย
- ส่วนที่ 3 ของ 3: การใช้ภาษาที่มีประสิทธิภาพ
- เคล็ดลับ
ต้องเขียนรายงานผลการดำเนินงานหรือไม่? หลายตำแหน่งต้องการสิ่งนี้และบ่อยครั้งเป็นการประเมินตนเองเพื่อขอให้คุณรายงานสิ่งที่คุณทำมาตลอดทั้งปี คุณอาจได้รับคำสั่งให้เขียนรายงานเกี่ยวกับการประชุมแทน ความรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนรายงานอย่างถูกต้องสามารถสร้างความแตกต่างได้มากไม่ว่าคุณจะถูกมองว่าประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ตาม
ที่จะก้าว
ส่วนที่ 1 จาก 3: การจัดเตรียมรายงานผลการดำเนินงาน
เริ่มต้นด้วยย่อหน้าสรุป สรุปภาพรวมที่ด้านบนของการประเมินผล แจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงผลการดำเนินงานโดยรวม - คุณอาจกำลังเขียนรายงานผลการดำเนินงานสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร คุณสามารถสรุปความสำเร็จเช่นการจัดกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการยอมรับในอุตสาหกรรมและขยายฐานลูกค้า
- คุณไม่ต้องถ่วงสรุปด้วยรายละเอียด สรุปประเด็นสำคัญที่สุดได้ที่นี่ คุณให้ภาพรวม พยายามอย่าให้รายงานยาวเกินไป สองหน้าเป็นหลักปฏิบัติที่ดีเว้นแต่นายจ้างจะมีความปรารถนาที่เฉพาะเจาะจง สอบถามนายจ้างของคุณเพื่อดูว่ามีรูปแบบที่แนะนำหรือไม่
ให้รายละเอียดเพื่อสนับสนุนแต่ละประเด็นของบทสรุป ตอนนี้คุณต้องปรับประเด็นหลักในบทสรุปที่จุดเริ่มต้นพร้อมรายละเอียดในรายงานในภายหลัง - ใช้โครงร่างข้อความ จัดระเบียบพื้นที่ต่างๆในย่อหน้าของตนเองและใช้หัวข้อย่อยภายใต้แต่ละหัวข้อ ตัวอย่างเช่นย่อหน้าหนึ่งของคุณอาจเรียกว่า "กิจกรรมที่จัด"
- ภายใต้ส่วนหัวดังกล่าวคุณสามารถโพสต์ (พร้อมสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือตัวอักษร) สรุปสั้น ๆ ของแต่ละเหตุการณ์วัตถุประสงค์และวิธีที่ช่วยภารกิจของกลุ่มได้ เฉพาะเจาะจงที่นี่
ใช้รูปแบบมืออาชีพ ไม่รวบรวมรายงาน คุณต้องการให้รายงานดูเป็นระเบียบในแบบอักษรแบบมืออาชีพและบนกระดาษที่สวยงาม - สร้างชื่อเรื่องและจัดกึ่งกลางที่ด้านบนสุดของหน้า ใช้หัวเรื่องย่อยที่เป็นตัวหนาเพื่อจัดระเบียบข้อมูล
- ระบุข้อมูลพื้นฐานที่ด้านบนของรายงาน นำเสนอวันที่ที่ครอบคลุมโดยการประเมินและชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่สร้าง
เก็บบันทึกตลอดช่วงเวลาที่เป็นปัญหา จะง่ายขึ้นมากหากคุณติดตามความคืบหน้าในขณะที่เกิดขึ้น - เก็บไดอารี่หรือโฟลเดอร์ที่คุณติดตามผลงานของคุณในช่วงการประเมินผล สิ่งนี้จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมากเมื่อถึงเวลาเขียนรายงาน
- หากไม่ทำเช่นนั้นอาจทำให้ลืมความสำเร็จที่สำคัญที่เกิดขึ้นในช่วงเริ่มต้นของช่วงเวลาดังกล่าว
ส่วนที่ 2 จาก 3: การสร้างเนื้อหาที่มีความหมาย
เตือนผู้คนถึงเป้าหมายและความคาดหวังในการปฏิบัติงานของคุณ คุณต้องเตือนผู้คนว่าเป้าหมายคืออะไรในช่วงเริ่มต้นของช่วงการประเมินผล วัตถุประสงค์คืออะไร? อะไรคือความคาดหวังของงาน? หากคุณไม่ทราบให้นายจ้างของคุณจัดหาให้ - จากนั้นอธิบายว่าพวกเขาประสบความสำเร็จได้อย่างไรโดยการแสดงตัวเลขจริง ประเด็นคือการเปรียบเทียบว่ากิจกรรมหรือผลลัพธ์ของคุณเป็นอย่างไรกับโครงการเดิม
- ตัวอย่างเช่นหากคุณหาเงินได้มากกว่าที่คาดไว้สิ่งนี้จะส่งผลบวกต่อนักลงทุนหรือผู้บังคับบัญชา อย่างไรก็ตามหากคุณไม่ได้ระบุเกณฑ์มาตรฐานจะเป็นการยากที่จะประเมินว่าประสบความสำเร็จหรือไม่และในระดับใด
ให้ภาพ รวมกราฟหรือแผนภูมิบางส่วนหากคุณคิดว่าช่วยให้ผู้อ่านประเมินข้อมูลที่คุณกำลังนำเสนอ - โปรดจำไว้ว่าผู้อ่านบางคนจะอ่านรายงานเพียงเพราะพวกเขาน่าจะไม่ว่าง โสตทัศนูปกรณ์จึงสามารถถ่ายทอดประเด็นของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- อย่างไรก็ตามอย่าโจมตีผู้อ่านด้วยกราฟมากเกินไป เลือกกราฟหนึ่งหรือสองกราฟที่เน้นประเด็นหลัก
มุ่งเน้นไปที่รถยนต์ เทคนิคนี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกประสิทธิภาพของคุณได้ ย่อมาจากความท้าทายการกระทำและผลลัพธ์ สิ่งนี้จะช่วยคุณจัดระเบียบการแสดงของคุณ - ดูความท้าทายของงานที่มอบหมาย จากนั้นร่างการดำเนินการที่คุณดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาจากนั้นจัดทำเป็นเอกสารผลลัพธ์ของคุณ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการร้านอาหาร คุณสามารถเขียน: ความท้าทาย - สายยาวเกินไปในช่วงอาหารเย็นทำให้การร้องเรียนของลูกค้าเพิ่มขึ้น 10 เปอร์เซ็นต์ การดำเนินการ - พนักงานเสิร์ฟปรับใช้หนึ่งชั่วโมงก่อนหน้านี้เพื่อเพิ่มจำนวนพนักงานในช่วงเวลาที่ยุ่ง ผลลัพธ์ - ข้อร้องเรียนจากลูกค้าเกี่ยวกับเวลารอนานลดลงเหลือสองคนลดลง 80 เปอร์เซ็นต์
- ประเด็นหลักคือการเจาะจงที่นี่ ความสำเร็จโดยรวมเช่น "ฉันเป็นผู้เล่นในทีม" ไม่สมเหตุสมผลเท่าไหร่เพราะใคร ๆ ก็พูดแบบนั้นได้ กุญแจสำคัญคือการเชื่อมโยงผลลัพธ์กับประเด็นหลักและแสดงให้เห็นถึงความสำเร็จผ่านข้อมูลและข้อกำหนด
ระบุวิธีการของคุณ หากโปรแกรมของคุณเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลบางรูปแบบขอแนะนำให้อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการที่คุณใช้ - แจ้งให้ผู้อ่านทราบเหตุผลของวิธีการวิจัยที่เลือก อธิบายประโยชน์และผลของการสำรวจ เหตุใดจึงเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือ ตัวอย่างเช่นใช้สถานการณ์จำลองร้านอาหารเพื่ออธิบายว่าเหตุใดจึงควรใช้การร้องเรียนเป็นวิธีการ
- อธิบายความหมายของข้อมูลการวิจัยและสิ่งที่คุณพยายามบรรลุจากการวิจัย
มุ่งเน้นไปที่คุณ ประสิทธิภาพ. ในการปรับแต่งความสำเร็จที่คุณต้องการนำเสนอให้คิดถึงสิ่งที่คุณภาคภูมิใจที่สุดในช่วงเวลานั้น บางทีมันอาจเป็นผลกระทบที่สงบเงียบของคุณต่อผู้เยี่ยมชมที่เกี่ยวข้อง บางทีมันอาจจะเป็นการฝึกสอนคนอื่น อย่าโยนรายละเอียดต่อหน้าผู้อ่านมากเกินไป - อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้ในการทำเช่นนี้คือวิธี STAR วิธีนี้ประกอบด้วยการอธิบายสถานการณ์และงานสั้น ๆ การดำเนินการที่คุณทำเพื่อให้บรรลุและผลลัพธ์ที่คุณทำได้ เช่นเดียวกับวิธี CAR เป้าหมายในที่นี้คือการเชื่อมโยงปัญหากับผลลัพธ์และอธิบายว่าคุณประสบความสำเร็จได้อย่างไร
- มุ่งเน้นไปที่สิ่งต่างๆเช่นความยากความเป็นเอกลักษณ์ครั้งแรกการมองเห็นสูงกำหนดเวลาการประชุมนวัตกรรมและขอบเขตและผลกระทบของงานของคุณ
- ตัวอย่างนี้คือการอธิบายว่าเมื่อคุณเริ่มเป็นผู้จัดการสาขาการหมุนเวียนของพนักงานประจำปีอยู่ที่ 35 เปอร์เซ็นต์ คุณทำแบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงานตั้งค่าการให้คำปรึกษาพนักงานและเริ่มการประชุมพนักงานประจำสัปดาห์ เป็นผลให้การหมุนเวียนของพนักงานลดลงเหลือ 15 เปอร์เซ็นต์ ดังตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องเป็นคำต่อคำมากเกินไปตราบเท่าที่มีลิงก์ที่ถูกต้อง
อธิบายคุณค่าของคุณ อย่าเพียง แต่บอกว่าผลลัพธ์ของคุณคืออะไร แต่ควรอธิบายด้วยว่าเหตุใดการแสดงเหล่านี้จึงมีคุณค่าต่อองค์กร - ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเริ่มจัดการประชุมเจ้าหน้าที่ แล้ว? สิ่งนั้นได้สร้างคุณค่าอะไรให้กับองค์กร? ลองคิดดูดีๆ หากไม่มีมูลค่าที่เป็นรูปธรรมคุณอาจต้องเน้นอย่างอื่น
- หากการประชุมพนักงานช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงานโดยเห็นได้จากวันที่ป่วยลดลง (ซึ่งช่วยประหยัดเงินนายจ้าง) แสดงว่าคุณมีค่า
พิสูจน์อักษรรายงานก่อนส่ง คุณเอาชนะจุดประสงค์ของรายงานฉบับสมบูรณ์หากคุณมีบางสิ่งที่ไม่ปะติดปะต่อซึ่งไม่เป็นมืออาชีพ - พิสูจน์อักษรรายงานสำหรับข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำ ทิ้งรายงานไว้ข้ามคืนและอ่านอีกครั้งในเช้าวันรุ่งขึ้น อย่าเขียนรายงานในนาทีสุดท้าย
- พิมพ์เอกสารและตรวจสอบข้อผิดพลาดระหว่างการพิสูจน์อักษร บางครั้งดวงตาของคนเราก็ติดอยู่กับหน้าจอคอมพิวเตอร์มากจนไม่สังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่ชัดเจนอีกต่อไป
ส่วนที่ 3 ของ 3: การใช้ภาษาที่มีประสิทธิภาพ
ระบุสิ่งที่เป็นลบในทางบวก หากมีบางสิ่งที่คุณยังไม่บรรลุความคาดหวังก็จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่หลีกเลี่ยง อย่าทำให้รายงานเป็นจุดสำคัญของรายงาน แต่มุ่งเน้นไปที่รายงานนั้น - ปฏิบัติต่อส่วนที่คุณไม่ค่อยมีอาการดีนักด้วยภาษาเชิงบวก ตัวอย่างเช่นให้ความสำคัญกับขั้นตอนที่เป็นรูปธรรมที่คุณกำลังดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การตำหนิหรือขอโทษ
- อย่าตำหนิผู้อื่นในรายงานประสิทธิภาพ จดจ่ออยู่กับสิ่งที่คุณทำ คิดในแง่บวก. มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณหรือกลุ่มของคุณทำได้ดี กำหนดพื้นที่ที่คุณสามารถเน้นได้
ใช้ตัวเลขและสถิติ หากคุณสามารถเจาะจงได้มากคำตอบของคุณจะดูน่าเชื่อถือมากขึ้น หากเป็นไปได้ให้ยืนยันสิ่งที่คุณพูดด้วยสิ่งที่วัดผลได้ - คำเหนือชั้นทั่วไปเช่น "ยอดเยี่ยม" หรือ "เชื่อถือได้" ไม่สมเหตุสมผลสักเท่าไหร่ การบอกใครสักคนว่าคุณมี "ปีที่ยอดเยี่ยม" เป็นสิ่งที่ใคร ๆ ก็พูดได้
- จำวลีนี้ไว้: อย่าบอกให้แสดง แทนที่จะบอกคนอื่นว่าคุณมีปีที่ยอดเยี่ยมให้แสดงความสำเร็จของคุณผ่านรายละเอียดและข้อมูล แทนที่จะบอกว่าคุณมีความสัมพันธ์กับลูกค้าดีให้อ้างอิงผลการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้าจดหมายที่คุณได้รับและข้อร้องเรียนจากลูกค้าที่ลดลง
- ตัวเลขการใช้งาน การบอกว่าคุณจัดการพนักงานจำนวนมากไม่ได้มีความหมายมากนักหากไม่ชัดเจนว่าจำนวนนั้นมีมากแค่ไหน ใช้ตัวเลขเพื่อแสดงขนาดของงบประมาณและร่างขนาดของงาน
พูดความจริงเสมอ. อย่าพูดเกินจริง. อย่าโกหก. หากคุณถูกจับได้ว่าโกหกคุณอาจมีปัญหาใหญ่ - ปัญหาอื่น ๆ ของการโกหกแม้จะมองข้ามไปอย่างชัดเจนก็คือคุณจะสูญเสียความมั่นใจและไม่สามารถปรับปรุงตัวเองได้ในที่สุด
- ค่อนข้างแสดงการประเมินระยะเวลาการประเมินอย่างตรงไปตรงมาโดยมีทั้งจุดอ่อนและจุดบวก แก้ไขจุดอ่อน. เพียงแค่หาวิธีที่เป็นบวกเพื่อทำสิ่งนั้น
ให้การยอมรับคนอื่น ๆ ที่พวกเขาสมควรได้รับ หลักสูตรการเขียนเชิงธุรกิจและเทคนิคจำนวนมากไม่แนะนำให้ใช้สรรพนาม "ฉัน" ในบางกรณีคุณสามารถทำได้ในรายงานประสิทธิภาพ - ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดว่า "ฉันจ้าง 100 คน" อย่างไรก็ตามอย่าลืมคนอื่น ๆ ที่มีส่วนร่วมในความสำเร็จ ปรึกษาทีมงาน (ถ้ามี)
- คุณจะได้รับคะแนนพิเศษหากคุณไม่หยิ่งผยอง เปลี่ยนโครงสร้างประโยคเพื่อไม่ให้แต่ละประโยคขึ้นต้นด้วยคำว่า "I"
เคล็ดลับ
- อย่าจดบันทึกโกรธในรายงานประสิทธิภาพ มักจะจ่ายเพื่อให้อยู่ในเชิงบวก
- ใช้ภาษาที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพ
