เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• ส่วนที่ 1 จาก 3: สร้างเอกสารพื้นฐาน
• ส่วนที่ 2 จาก 3: ทำความรู้จักกับแถบเครื่องมือ Microsoft Word
• ส่วนที่ 3 จาก 3: จัดระเบียบการเขียนของคุณ
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีสร้างดูและจัดรูปแบบเอกสาร Microsoft Word

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 จาก 3: สร้างเอกสารพื้นฐาน

1. เปิด Microsoft Word โดยดับเบิลคลิกที่ไอคอน Microsoft Word
2. ดูเทมเพลตที่มี ทางด้านขวาของหน้าจอคุณจะเห็นเทมเพลตที่น่าสนใจหลายแบบ:
   • เอกสารเปล่า - เอกสารเปล่าที่มีการจัดรูปแบบมาตรฐาน
   • CV และจดหมายสมัครงาน - เอกสาร CV เปล่าที่จัดรูปแบบ (พร้อมจดหมายปะหน้า)
   • รายงานและรายงาน - รูปแบบเอกสารที่ออกแบบมาสำหรับสถาบันการศึกษา
   • ใบปะหน้าแฟกซ์ - เอกสารเป็นใบปะหน้าสำหรับรายงานแฟกซ์
   • คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตเฉพาะจาก Word ทางออนไลน์ได้โดยใช้แถบค้นหาที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง
3. เลือกเทมเพลต การดำเนินการนี้จะเปิดเทมเพลตใน Word พร้อมด้วยการจัดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ใช้กับเทมเพลตนั้น เมื่อเอกสารของคุณเปิดขึ้นคุณก็พร้อมที่จะดูตัวเลือกแถบเครื่องมือของคุณ
   • เมื่อมีข้อสงสัยให้เปิดเอกสารเปล่า

ส่วนที่ 2 จาก 3: ทำความรู้จักกับแถบเครื่องมือ Microsoft Word

1. คลิกแท็บไฟล์ ทางด้านซ้ายบนของหน้าจอ (หรือในแถบเมนูสำหรับผู้ใช้ Mac) จากที่นี่คุณมีตัวเลือกที่มีประโยชน์สองสามอย่างทางด้านซ้ายของหน้าจอ:
   • ข้อมูล (พีซีเท่านั้น) - คลิกเพื่อดูสถิติของเอกสารเช่นเมื่อมีการแก้ไขครั้งล่าสุดตลอดจนปัญหาใด ๆ เกี่ยวกับเอกสาร
   • ใหม่ - คลิกเพื่อแสดงหน้าต่าง "เอกสารใหม่" ซึ่งจะแสดงเทมเพลตทั้งหมดที่จัดรูปแบบไว้แล้ว เมื่อคุณเปิดเอกสารใหม่คุณจะได้รับแจ้งให้บันทึกเอกสารเก่าของคุณ
   • เพื่อเปิด - คลิกเพื่อดูรายการเอกสารที่เพิ่งเปิด คุณยังสามารถเลือกไดเร็กทอรี (เช่น "พีซีเครื่องนี้") เพื่อค้นหา
   • บันทึก - คลิกที่นี่เพื่อบันทึกเอกสารของคุณ หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณบันทึกเอกสารนี้คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนชื่อตำแหน่งบันทึกและรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
   • บันทึกเป็น - คลิกที่นี่เพื่อบันทึกเอกสารของคุณ "เป็น" บางอย่าง (ตัวอย่างเช่นภายใต้ชื่ออื่นหรือในรูปแบบไฟล์อื่น)
   • พิมพ์ - คลิกที่นี่เพื่อแสดงการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ของคุณ
   • ’แบ่งปัน - คลิกเพื่อดูตัวเลือกสำหรับการแชร์เอกสารนี้รวมถึงตัวเลือกอีเมลและระบบคลาวด์
   • ส่งออก - คลิกเพื่อสร้าง PDF อย่างรวดเร็วหรือเปลี่ยนประเภทไฟล์
2. คลิกที่←ที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ หากคุณใช้ Mac คุณจะไม่มีตัวเลือกนี้ให้คลิกเอกสารของคุณเพื่อออกจากเมนู "ไฟล์"
3. ดูแท็บ {{button} หน้าแรก} เพื่อดูตัวเลือกการจัดรูปแบบของคุณ ที่ด้านบนของหน้าจอ - จากซ้ายไปขวามีกลุ่มย่อยห้ากลุ่มของแท็บนี้:
   • คลิปบอร์ด - เมื่อคุณคัดลอกข้อความข้อความนั้นจะถูกบันทึกลงในคลิปบอร์ดของคุณ คุณสามารถดูข้อความที่คัดลอกได้โดยคลิกตัวเลือก {{button} Clipboard}}
   • รูปแบบตัวอักษร - จากกลุ่มนี้คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรขนาดสีการจัดรูปแบบ (เช่นตัวหนาหรือตัวเอียง) และการไฮไลต์
   • ย่อหน้า - คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะของการจัดรูปแบบย่อหน้าของคุณเช่นระยะห่างระหว่างบรรทัดการเยื้องและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยได้จากกลุ่มนี้
   • สไตล์ - ที่นี่คุณจะพบรูปแบบข้อความประเภทต่างๆสำหรับสถานการณ์ต่างๆ (เช่นหัวเรื่องชื่อเรื่องและคำบรรยาย) คุณยังสามารถดูตัวเลือก "ไม่เว้นวรรค" ยอดนิยมได้ที่นี่ซึ่งจะลบช่องว่างส่วนเกินระหว่างบรรทัดของข้อความ
   • แก้ไข - ที่นี่คุณจะพบเครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปเช่น "ค้นหาและแทนที่" ซึ่งคุณสามารถแทนที่ข้อความบางข้อความด้วยข้อความอื่นได้อย่างรวดเร็ว
4. คลิกแท็บแทรกเพื่อดูประเภทของสื่อที่คุณสามารถวางในเอกสารของคุณ แท็บ "แทรก" อยู่ทางขวาของแท็บหน้าแรก แท็บแทรกช่วยให้คุณสามารถเพิ่มสิ่งต่างๆเช่นรูปภาพและหมายเลขหน้าลงในเอกสารของคุณ จากซ้ายไปขวามีตัวเลือกที่โดดเด่นมากมาย:
   • โต๊ะ - หากคุณคลิกที่ตัวเลือกนี้คุณสามารถสร้างตารางสไตล์ Excel ในเอกสารของคุณได้
   • ภาพ - ใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อแทรกรูปภาพลงในเอกสารของคุณ
   • ส่วนหัวส่วนท้ายและหมายเลขหน้า - ตัวเลือกเหล่านี้จำเป็นสำหรับการเขียนในรูปแบบ MLA หรือ APA ส่วนหัวจะวางช่องว่างที่ด้านบนของเอกสารสำหรับความคิดเห็นในขณะที่ส่วนท้ายที่ด้านล่างของหน้าสามารถกำหนดเองได้
   • สมการ / สัญลักษณ์ - ตัวเลือกเหล่านี้ใช้การจัดรูปแบบพิเศษเพื่อแสดงสมการง่ายๆอย่างถูกต้อง คุณสามารถเลือกสมการหรือสัญลักษณ์เหล่านี้จากเมนูแบบเลื่อนลงที่เหมาะสม
5. คลิกแท็บออกแบบเพื่อสร้างเทมเพลตของคุณเอง ทางขวาของแท็บแทรก
   • แท็บออกแบบประกอบด้วยธีมและเลย์เอาต์ที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าที่ด้านบนของหน้า
6. คลิกแท็บเค้าโครงหน้าเพื่อปรับเค้าโครงหน้าของคุณ แท็บนี้มีตัวเลือกสำหรับการเปลี่ยนแปลงลักษณะต่อไปนี้ของเอกสารของคุณ:
   • ระยะขอบ
   • การวางแนว (แนวตั้งหรือแนวนอน)
   • รูปแบบ
   • คอลัมน์ (ค่าเริ่มต้นคือหนึ่ง)
   • เครื่องหมายสิ้นสุด
   • เยื้อง
7. คลิกปุ่มอ้างอิงเพื่อจัดการการอ้างอิง หากคุณมีหน้าบรรณานุกรมคุณสามารถจัดการได้จากที่นี้เช่นกัน
   • สำหรับการจัดวางบรรณานุกรมอย่างรวดเร็วให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงบรรณานุกรมและเลือกเทมเพลต
   • ในกลุ่ม "การอ้างอิงและบรรณานุกรม" คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของบรรณานุกรมของคุณจาก APA เป็น MLA (หรือรูปแบบการอ้างอิงอื่น ๆ )
   • กลุ่ม "คำอธิบายภาพ" มีตัวเลือกในการแทรกรายการรูปภาพ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับเอกสารทางวิทยาศาสตร์หรือเอกสารที่คล้ายคลึงกันซึ่งมีการจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลทางสถิติมากกว่าการอ้างอิง
8. คลิกแท็บการส่งจดหมายเพื่อดูตัวเลือกการแชร์เอกสาร คุณสามารถดูการตั้งค่าอีเมลและแชร์เอกสารจากกลุ่มนี้
   • คุณยังสามารถพิมพ์ซองจดหมายหรือเทมเพลตฉลากได้โดยคลิกตัวเลือกที่เหมาะสมที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ
   • เมนูเลือกที่อยู่ช่วยให้คุณสามารถเลือกผู้ติดต่อ Outlook เช่นเดียวกับรายชื่อผู้ติดต่อที่มีอยู่ใน Word
9. คลิกแท็บรีวิว แท็บรีวิวมีตัวเลือกสำหรับการแก้ไขเอกสารเช่นมาร์กอัปและการพิสูจน์อักษร ตัวเลือกที่สำคัญบางประการ ได้แก่ :
   • ตรวจการสะกดและไวยากรณ์ - คลิกตัวเลือกนี้ (ซ้ายสุด) เพื่อค้นหาข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์
   • กลุ่ม "การเปลี่ยนแปลง" - ทางด้านขวาสุดของแถบเครื่องมือ จากที่นี่คุณสามารถเปิดคุณลักษณะ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ซึ่งจะแสดงการเพิ่มเติมหรือการลบใด ๆ ที่คุณทำในเอกสารเป็นสีแดงโดยอัตโนมัติ
10. ตัดสินใจเลือกชุดตัวเลือกที่เหมาะสมกับงานของคุณมากที่สุด ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นนักเรียนคุณมักจะใช้แท็บแทรกและการอ้างอิงบ่อยๆ เมื่อคุณคุ้นเคยกับตัวเลือกแถบเครื่องมือแล้วคุณสามารถจัดรูปแบบเอกสาร Word แรกของคุณได้

ส่วนที่ 3 จาก 3: จัดระเบียบการเขียนของคุณ

1. เปิดเอกสารเปล่าใหม่ใน Word หากคุณมีเอกสารอยู่แล้วคุณสามารถเปิดเอกสารแทนได้
2. ป้อนข้อความ โดยคลิกที่ส่วนว่างของเอกสารแล้วพิมพ์
   • หากคุณเปิดเอกสารที่มีอยู่คุณจะต้องบันทึกงานของคุณก่อนที่จะฟอร์แมตใหม่
3. เลือกข้อความบางส่วน คลิกและลากเคอร์เซอร์ของคุณไปบนข้อความของคุณแล้วปล่อยเมื่อคุณได้ทำเครื่องหมายพื้นที่ที่คุณต้องการแก้ไข
4. คิดถึงสิ่งที่คุณต้องการทำกับข้อความของคุณ ตัวเลือกที่เป็นไปได้บางประการ ได้แก่ :
   • จัดรูปแบบข้อความของคุณอย่างรวดเร็วทำได้โดยคลิกขวา (หรือด้วยสองนิ้ว) บนข้อความที่เลือกแล้วเลือกตัวเลือกจากเมนูบริบท
   • เปลี่ยนแบบอักษรที่คุณเลือก คุณสามารถทำได้โดยคลิกแถบเลื่อนลงที่ด้านบนของกลุ่ม "แบบอักษร" (แท็บ "หน้าแรก") จากนั้นเลือกแบบอักษรใหม่
   • ทำให้ข้อความที่เลือกเป็นตัวหนาตัวเอียงหรือขีดเส้นใต้ โดยคลิกปุ่ม B, I หรือ U ในกลุ่ม "แบบอักษร" ของแท็บหน้าแรก
   • เปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัดของเอกสารของคุณ ซึ่งทำได้ง่ายที่สุดโดยคลิกขวาที่ข้อความที่คุณเลือกคลิกย่อหน้าจากนั้นปรับค่าของ "ระยะห่างบรรทัด" ที่มุมล่างขวาของหน้าต่างนี้
5. ทำงานกับ Word ต่อไป ตัวเลือกที่ต้องการสำหรับเอกสารของคุณจะแตกต่างกันไปตามความตั้งใจในการสร้างดังนั้นยิ่งคุณทำงานในการจัดรูปแบบเฉพาะของคุณมากเท่าไหร่คุณก็จะมีทักษะมากขึ้นเท่านั้น

เคล็ดลับ

• เส้นสีแดงใต้คำหมายถึงคำนั้นสะกดผิดเส้นสีเขียวแสดงถึงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และเส้นสีน้ำเงินแสดงถึงการจัดรูปแบบ
• หากคุณคลิกขวา (หรือใช้สองนิ้ว) บนคำที่ขีดเส้นใต้คุณจะเห็นคำแนะนำการแทนที่ที่ด้านบนของเมนูบริบท
• คุณสามารถบันทึกเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยกด Control (หรือ Command บน Mac) ค้างไว้แล้วคลิก S

คำเตือน

• อย่าลืมบันทึกงานของคุณก่อนปิด Word