เนื้อหา

• ขั้นตอน
• คำแนะนำ

วัตถุประสงค์ของจดหมายข่าวคือเพื่อแจ้งให้กลุ่มคนทราบเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะเช่นเหตุการณ์นโยบายหรือทรัพยากรและสนับสนุนให้พวกเขาทำเช่นนั้น ด้านล่างนี้เป็นแนวทางในการเขียนจดหมายข่าวที่มีประสิทธิภาพและอ่านง่าย

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ของ 4: การเขียนหัวเรื่องจดหมายข่าว

1. 

   พิมพ์คำว่า "NOTICE" ที่ด้านบนของหน้า นอกข้อความคือจดหมายข่าว เขียนคำว่า "ประกาศ" ประมาณ 4 ซม. จากด้านบนของหน้าเป็นตัวหนาจัดกึ่งกลางหรือชิดซ้าย คุณยังสามารถเลือกขนาดตัวอักษรที่ใหญ่ขึ้นสำหรับคำนี้
   • เว้นวรรคสองครั้งระหว่างบรรทัดในชื่อเรื่อง

2. 

   
   
   การแต่งตั้งอย่างเหมาะสม. จดหมายข่าวเป็นรูปแบบทางการสื่อสารทางธุรกิจดังนั้นคุณควรระบุอย่างเหมาะสม เขียนชื่อนามสกุลและชื่อของบุคคลที่คุณจะรายงาน
   • หากคุณกำลังส่งจดหมายถึงพนักงานทุกคนคุณสามารถเขียน:“ ผู้รับ: พนักงานทุกคน”

3. 

   เพิ่มผู้รับในชุด CC บรรทัด "CC" หมายถึงผู้ที่ได้รับการแจ้งเตือนในรูปแบบ "Dear Co" นี่ไม่ใช่วัตถุจดหมายข่าวเป้าหมาย นี่คือบุคคลที่ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายหรือปัญหาที่คุณกำลังพูดถึงในจดหมาย

4. 

   
   
   เขียนชื่อของคุณในบรรทัด "ผู้ส่ง" หัวเรื่องของจดหมายควรมีชื่อของผู้เขียนและผู้ส่งจดหมาย ชื่อและนามสกุลของคุณอยู่ในบรรทัดนี้

5. 

   เพิ่มวันที่ เขียนวันที่แบบเต็มรวมทั้งวันเดือนและปี ตัวอย่างเช่นเขียนว่า“ DATE: 5 มกราคม 2015” หรือ“ DATE: 01.05 พ.ศ. 2558”

6. 

   
   
   เลือกย่อหน้าเฉพาะสำหรับหัวข้อของคุณ หัวเรื่องควรบอกผู้อ่านว่าจดหมายข่าวเกี่ยวกับอะไร มีความเฉพาะเจาะจงและรัดกุม
   • ตัวอย่างเช่นแทนที่จะเขียนหัวเรื่องเป็น: "Ink" ให้เขียนเฉพาะเจาะจงมากขึ้นว่า: "Ink Use Problem in the Office"

7. 

   ปรับรูปแบบชื่อตาม ชื่อควรอยู่ที่ด้านบนสุดของหน้าโดยจัดชิดซ้าย ใช้คำว่า "RECEIVER:", "SENDER:", "DATE:" และ "ABOUT JOB:" เป็นตัวพิมพ์ใหญ่
   • ชื่อตัวอย่างจะมีลักษณะดังนี้:
     ผู้รับ: ชื่อและชื่อของผู้รับ
     SENDER: ชื่อและตำแหน่งของคุณ
     วันที่: วันเดือนปีที่เขียนแจ้ง
     เกี่ยวกับ: (หรือเกี่ยวข้องกับ :) ปัญหาที่กล่าวถึงโดยจดหมายข่าว (เน้นอย่างใด)
   • เมื่อเขียนชื่อเรื่องอย่าลืมจัดบรรทัดรายการสองครั้งและจัดแนวข้อความ
   • คุณสามารถเพิ่มบรรทัดด้านล่างส่วนหัวที่พาดผ่านความกว้างของหน้าเพื่อแยกบรรทัดแรกและเนื้อหาของจดหมายข่าว
   โฆษณา

ส่วนที่ 2 ของ 4: การเขียนเนื้อหาจดหมายข่าว

1. 

   พิจารณาว่าผู้รับเป็นใคร เพื่อให้ทุกคนอ่านและตอบรับจดหมายข่าวสิ่งสำคัญคือต้องจับคู่ถ้อยคำความยาวและความเคร่งขรึมของข้อความกับผู้ที่จะอ่าน เพื่อให้ได้ผลดีคุณต้องมีความคิดที่ดีว่าใครเป็นคนรับข้อความ
   • นึกถึงความชอบและความกังวลของผู้อ่าน
   • พยายามคาดเดาคำถามที่ผู้อ่านของคุณอาจถาม ลองนึกถึงเนื้อหาบางส่วนของจดหมายข่าวเช่นตัวอย่างหลักฐานหรือข้อมูลอื่น ๆ เพื่อโน้มน้าวใจพวกเขา
   • ดูว่าผู้อ่านของคุณยอมรับการกล่าวถึงข้อมูลหรือความรู้สึกที่ไม่เหมาะสมของคุณหรือไม่

2. 

   ข้ามคำทักทายแบบพิธีกรรม จดหมายข่าวไม่ได้ขึ้นต้นด้วยคำทักทายเช่น "Dear Mr. Edwards" แต่ให้เข้าสู่ประเด็นที่จะกล่าวถึงในข้อความตั้งแต่ต้น

3. 

   กล่าวถึงปัญหาในย่อหน้าแรก เขียนถึงสาเหตุที่คุณต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการ นี่เป็นเหมือนบทนำของเรียงความกล่าวคือการแนะนำปัญหาและเหตุผลของปัญหานอกจากนี้คุณยังสามารถคิดว่าบทนำเป็นการสรุปเนื้อหาทั้งหมดของจดหมายข่าว
   • โดยปกติบทนำจะใช้เวลาประมาณหนึ่งย่อหน้า

4. 

   ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน: “ ในวันที่ 1 กรกฎาคม 2558 บริษัท XYZ จะดำเนินนโยบายใหม่เกี่ยวกับการประกันสุขภาพ พนักงานจะได้รับการประกันสุขภาพและได้รับเงินเดือนขั้นต่ำ 6 ล้าน / เดือน”

5. 

   ให้ข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นที่กำลังพูดคุย ผู้อ่านอาจต้องการข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับปัญหาที่คุณกำลังแก้ไขอยู่ ให้ข้อมูลบางอย่าง แต่สั้น ๆ และระบุสิ่งที่จำเป็น
   • หากเหมาะสมโปรดส่งจดหมายข่าวต่อไปโดยระบุเหตุผลที่ใช้นโยบายนี้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนว่า:“ รัฐบาลท้องถิ่นได้ลงมติให้พนักงานทุกคนในพื้นที่ได้รับเงินเดือนขั้นต่ำ 6 ล้าน VND / เดือน”

6. 

   สนับสนุนข้อโต้แย้งในการอภิปราย สรุปการดำเนินการที่จะดำเนินการ หลักฐานและข้อโต้แย้งเกี่ยวกับโซลูชันที่คุณเสนอ เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุดจากนั้นครอบคลุมข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจงหรือสนับสนุน แสดงให้ผู้อ่านของคุณเห็นว่าการทำในสิ่งที่คุณแนะนำหรือการไม่ทำตามคำแนะนำนั้นเป็นประโยชน์
   • อย่าลังเลที่จะเพิ่มกราฟิกรายการหรือแผนภูมิโดยเฉพาะในข้อความที่ยาวขึ้น เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้มีความเกี่ยวข้องและน่าเชื่อถือจริงๆ
   • สำหรับข้อความที่ยาวขึ้นให้ลองเขียนบรรทัดแรกที่สั้นลงเพื่อให้แต่ละส่วนมีความชัดเจน ตัวอย่างเช่นแทนที่จะเขียน "นโยบาย" ให้เขียน "นโยบายพนักงานใหม่ตามฤดูกาล" มีความเฉพาะเจาะจงและรัดกุมในแต่ละบรรทัดแรกเพื่อให้ผู้อ่านเห็นพื้นฐานของจดหมายข่าวอย่างชัดเจน

7. 

   แนะนำการดำเนินการที่ผู้อ่านต้องดำเนินการ จดหมายข่าวคือคำกระตุ้นการตัดสินใจในประเด็นใดประเด็นหนึ่งไม่ว่าจะเป็นการประกาศผลิตภัณฑ์ใหม่จาก บริษัท นโยบายการรายงานค่าใช้จ่ายใหม่หรือการนำเสนอว่า บริษัท กำลังดำเนินการอย่างไร เรื่อง. นึกถึงการกระทำที่ผู้อ่านต้องทำในตอนจบหรือประโยค
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนว่า: "พนักงานทุกคนต้องใช้ระบบบัญชีใหม่ ณ วันที่ 1 มิถุนายน 2015"
   • คุณสามารถเพิ่มหลักฐานเพื่อสนับสนุนคำแนะนำของคุณ

8. 

   จบจดหมายด้วยบทสรุปเชิงบวกและให้กำลังใจ ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายข่าวควรทำตามขั้นตอนถัดไปซ้ำเพื่อแก้ไขปัญหา ซึ่งรวมถึงการย้ำเตือนถึงความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันขององค์กร
   • คุณสามารถเขียนว่า: "ฉันยินดีที่จะพูดคุยกับคุณในภายหลังและจะหารือเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณต่อไป"
   • คุณสามารถปิดท้ายด้วยการพูดว่า“ เราตื่นเต้นกับการขยายหมวดหมู่นี้ เราเชื่อว่าจะช่วยให้ธุรกิจเติบโตและ บริษัท จะดำเนินงานได้อย่างยั่งยืนมากขึ้น”.
   • ย่อหน้านี้มักจะยาวประมาณ 1-2 ประโยค
   โฆษณา

ส่วนที่ 3 ของ 4: จดหมายข่าวฉบับสมบูรณ์

1. 

   จัดรูปแบบจดหมายข่าวให้ถูกต้อง ใช้รูปแบบมาตรฐานเพื่อทำให้ข้อความอ่านง่าย ใช้แบบอักษร Times New Roman หรือ Arial ขนาด 12 ขอบซ้ายขวาและล่าง 2.5 ซม.
   • จัดแนวย่อหน้า แบ่งย่อหน้าเว้นวรรคสองครั้งและระยะขอบหรือไม่

2. 

   ตรวจสอบจดหมายข่าว ตรวจสอบและแก้ไขข้อความเพื่อให้ชัดเจนกระชับน่าเชื่อถือและปราศจากการพิมพ์ผิด ตรวจสอบความสอดคล้องในการใช้ถ้อยคำ ประเภทของคำวิชาการหรือคำทางวิชาชีพ.
   • ตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกดไวยากรณ์และเนื้อหา ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับชื่อวันที่หรือตัวเลข
   • ตรวจสอบว่าข้อความยาวเกินไปหรือไม่และตัดเนื้อหาที่ไม่จำเป็นออก

3. 

   ลายเซ็น. จดหมายข่าวไม่มีบรรทัดลายเซ็น อย่างไรก็ตามคุณควรนำหน้าส่วนหัวและถัดจากชื่อของคุณ นั่นเป็นการพิสูจน์ว่าคุณได้ยืนยันจดหมายข่าวแล้ว

4. 

   ใช้หัวจดหมาย คุณสามารถสร้างหัวจดหมายพิเศษสำหรับจดหมายข่าวโดยเฉพาะหรือใช้หัวจดหมายธุรกิจทั่วไป
   • หากคุณกำลังร่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (สำหรับการส่งอีเมลเป็นต้น) คุณต้องสร้างหัวจดหมายแยกต่างหากใน Word ที่มีโลโก้ บริษัท ของคุณและข้อมูลติดต่อพื้นฐาน ใช้ชื่อนั้นเป็นเทมเพลตสำหรับจดหมายข่าวที่คุณส่ง

5. 

   เลือกวิธีส่งจดหมายของคุณ เลือกวิธีที่ดีที่สุดในการส่งจดหมายข่าว คุณสามารถพิมพ์ออกมาและแจกจ่ายให้กับทุกคน คุณยังสามารถส่งทางอีเมล
   • หากคุณส่งข้อความทางอีเมลคุณสามารถจัดรูปแบบ HTML สำหรับอีเมลได้ หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณสามารถบันทึกข้อความเป็น PDF และแนบเป็นอีเมลได้
   โฆษณา

ส่วนที่ 4 ของ 4: การใช้เทมเพลตจดหมายข่าว

1. 

   ค้นหาเทมเพลตจดหมายที่มีอยู่ พิจารณาว่าคุณต้องการใช้ตัวอย่างจดหมายแทนการเขียนตั้งแต่แรกหรือไม่ ในกรณีนี้ขั้นตอนแรกคือค้นหาเทมเพลตอีเมลที่ดีทางออนไลน์ Microsoft Word ยังมีเทมเพลตจดหมาย เทมเพลตมักจะใช้รูปแบบพื้นฐานเดียวกัน แต่แบบอักษรขนาดแบบอักษรและเค้าโครงต่างกัน
   • ดาวน์โหลดเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
   • อย่าลืมอ่านเงื่อนไขการใช้งานก่อนใช้เทมเพลตออนไลน์ใด ๆ

2. 

   เปิดเทมเพลตข้อความที่ดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ หลังจากกดปุ่มดาวน์โหลดเทมเพลตตัวอักษรจะดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณโดยอัตโนมัติหรือดำเนินการสองสามขั้นตอนก่อนที่การดาวน์โหลดจะเริ่มขึ้น เทมเพลตจดหมายถูกดาวน์โหลดเป็นไฟล์ zip คุณต้องคลายซิปและเปิดใน Microsoft Word
   • ขอแนะนำให้ใช้ Microsoft Word เวอร์ชันล่าสุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ประสบปัญหาซอฟต์แวร์ที่คาดไม่ถึงและเทมเพลตข้อความอาจไม่ทำงานตามที่ออกแบบไว้ หากคุณมี Microsoft Word เวอร์ชันก่อนหน้าให้อัปเดตซอฟต์แวร์ก่อนดาวน์โหลดเทมเพลตจดหมาย

3. 

   สร้างส่วนหัว (ส่วนหัว) โปรดจำไว้ว่าเนื้อหาของข้อความตัวอย่างอาจเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถปรับแต่งบางส่วนของข้อความตัวอย่างได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเพิ่มโลโก้และสัญลักษณ์ลิขสิทธิ์ในส่วนหัวของเทมเพลตจดหมาย คลิกที่ส่วนหัวและป้อนข้อมูล บริษัท ของคุณ

4. 

   กรอกข้อมูลในส่วนหัวของแบบฟอร์มจดหมาย อย่าลืมกรอกข้อมูลในช่อง "TO" และ "FROM" รวมถึง "CC" และ "SUBJECT" โปรดใช้ความระมัดระวังในการกรอกข้อมูลในช่องเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงการละเว้น มักจะทำผิดพลาดขณะพิมพ์

5. 

   ป้อนข้อความ เขียนบทนำเหตุผลการอภิปรายและบทสรุปในเนื้อหาของจดหมายข่าว หากคุณต้องการคุณสามารถใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือสร้างรายการเพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ
   • รักษารูปแบบของเทมเพลตจดหมาย เพื่อให้แน่ใจว่าย่อหน้าจะถูกจัดแนวพร้อมขอบที่ถูกต้องและขนาดตัวอักษร
   • หากจำเป็นคุณสามารถปรับแต่งจดหมายข่าวเพื่อใช้ตารางได้ บางครั้งก็เป็นความคิดที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการที่คล้ายกันทำให้ข้อความสับสนหรืออ่านยาก
   • อย่าลืมลบข้อความออกจากเทมเพลต ในขณะเดียวกันควรตรวจสอบจดหมายอย่างรอบคอบก่อนส่ง

6. 

   อย่าลืมตรวจสอบส่วนท้าย ส่วนท้ายคือพื้นที่ว่างที่ด้านล่างของหน้าสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มข้อมูลติดต่อขององค์กรหรือส่วนบุคคลลงในไซต์นี้ การใช้เวลาในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมาก สิ่งสุดท้ายที่คุณไม่ต้องการให้เกิดขึ้นคือเมื่อข้อความถูกเขียนอย่างสมบูรณ์ แต่มีข้อมูลการติดต่อผิดหรือข้อมูลขาดหายไป

7. 

   ปรับลักษณะของข้อความ สิ่งหนึ่งที่น่าสนใจที่สุดเกี่ยวกับข้อความตัวอย่างคือคุณสามารถเปลี่ยนสีของข้อความได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณแสดงบุคลิกภาพและทำให้ข้อความโดดเด่นมากขึ้น คุณยังสามารถเลือกสีที่เหมาะสมกับสถานการณ์เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายข่าวของคุณดูโดดเด่นไม่ใช่แค่มืออาชีพ

8. 

   บันทึกจดหมายข่าวเป็นข้อความที่สอดคล้องกัน อย่าลืมบันทึกสำเนา คุณจะมีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำรองเพื่ออำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูล

9. 

   บันทึกเทมเพลตเพื่อใช้ในภายหลัง เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการใช้ข้อความตัวอย่างกับหัวเรื่องที่เปลี่ยนแปลงคุณเพียงแค่ต้องปรับแต่งรายการให้ตรงกับหัวเรื่องเฉพาะของข้อความ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาช่วยให้คุณสร้างจดหมายข่าวแบบมืออาชีพที่เป็นหนึ่งเดียวซึ่งดึงดูดความสนใจของทุกคนดังนั้นมันจะถูกอ่านทันที โฆษณา

คำแนะนำ

• อย่าให้เหตุผลมากเกินไป การอธิบายว่าทำไมคุณถึงต้องการบางสิ่งบางอย่างเป็นสิ่งสำคัญ แต่อย่าหักโหมเกินไป
• จดหมายข่าวควรสั้น