เนื้อหา

• ขั้นตอน
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

ข้อมูลการติดต่อไม่สามารถถูกแทนที่ได้สำหรับความร่วมมือทางธุรกิจและการสื่อสารทางธุรกิจ เมื่อคุณได้รับนามบัตรพร้อมข้อมูลติดต่อ ให้จัดการปัญหาเพื่อให้แน่ใจว่าจะอยู่ในที่ที่คุณสามารถหาได้ง่ายในทันทีที่มีความต้องการเกิดขึ้น ไม่สำคัญว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจของตัวเองหรือแค่ย้ายไปอยู่ในแวดวงธุรกิจหลายๆ แห่ง การวางสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบในนามบัตรที่คุณได้รับสามารถช่วยให้คุณพบคนที่ใช่ได้เร็วกว่ามาก ซึ่งจะทำให้คุณมียอดขายสูงขึ้น และเงินในกระเป๋าของคุณมากขึ้น ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บนามบัตรแบบเดียวกันนี้อย่างเป็นระเบียบ

ขั้นตอน

1. 1 ดูนามบัตรทันทีหลังจากได้รับ การอ่านนามบัตรอย่างระมัดระวังและทันทีที่ได้รับเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจดจำชื่อเจ้าของพร้อมกับใบหน้าของพวกเขา แบบฟอร์มใบสมัครและปริญญามักจะเขียนอยู่บนนามบัตร ดังนั้นนี่คือเงื่อนงำอื่นที่จะบอกคุณว่าเป็นใครและเขา/เธอทำอะไร
2. 2 มีที่สำหรับใส่นามบัตรหลังจากได้รับแล้ว หากคุณนำกระเป๋าหรือสมุดบันทึกไปด้วยในการประชุม ให้จัดที่ในนั้นไว้สำหรับใส่นามบัตรที่ได้รับ ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจวางไว้ที่ใด ไม่ว่าในกรณีใด ไม่ควรใส่ไว้ในกระดาษโน้ตหรือใส่ไว้ในกระเป๋าเสื้อของคุณ สิ่งของเหล่านั้นจะหายไปหรือนำไปซักกับสิ่งของของคุณอย่างแน่นอน
3. 3 จัดเก็บข้อมูลติดต่อของบุคคลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อกลับจากรับประทานอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ งานแสดงสินค้า หรือการประชุม ให้นำนามบัตรทั้งหมดที่คุณได้รับไปไว้ในที่ปลอดภัยทันที ลิ้นชักตั้งโต๊ะหรือที่อื่นๆ ที่คนทั่วไปไม่นิยมใช้ถือเป็นตัวเลือกที่ดี ทันทีที่คุณมีเวลา ให้นำนามบัตรทั้งหมดที่รวบรวมไว้ในลิ้นชักโต๊ะทำงานของคุณออกมา และป้อนข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมดจากการ์ดเหล่านั้นใน Outlook, Excel, Access หรือแม้แต่ Word
4. 4 สร้างคอลัมน์ "บันทึกย่อ" ในแต่ละไฟล์สำหรับนามบัตรหนึ่งใบ กรอกข้อมูลใด ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในนามบัตร: สิ่งที่บุคคลนี้ทำ ข้อมูลใดหรือสัญญาความร่วมมือที่เขาร่างไว้สำหรับคุณ เมื่อคุณพบ ฯลฯ
5. 5 สร้างการจัดประเภทที่ติดต่อทางธุรกิจ แบ่งพวกมันออกเป็นอันที่ยอดเยี่ยม อันที่มีศักยภาพมากหรือน้อย และอันที่คุณแทบไม่เคยต้องการ ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้การลำดับเลข โดยที่ 1 เป็นการทำเครื่องหมายผู้ติดต่อที่มีค่า 2 - เป็นไปได้ และ 3 - ผู้ติดต่อที่คุณไม่น่าจะรับมือด้วย คุณยังสามารถใช้รหัสสี: สีเขียวสำหรับผู้ติดต่อทางธุรกิจที่มีค่า สีเหลืองสำหรับผู้ติดต่อที่มีโอกาสเป็นผู้ติดต่อ และสีแดงสำหรับผู้ติดต่อที่สิ้นหวังตามลำดับ เลือกตัวเลือกที่สะดวกและน่าจดจำสำหรับคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณจดจำข้อมูลติดต่อของคู่ค้าได้ดียิ่งขึ้น
6. 6 จัดเตรียมข้อมูลติดต่อของคู่ค้าเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง สามารถจัดเรียงตามตัวอักษรโดยใช้อักษรตัวแรกของนามสกุลของบุคคลหรือโดยอักษรตัวแรกของชื่อบริษัท ด้วยอักษรตัวแรกของเมืองที่คุณพบบุคคลนี้ (ถ้าคุณเดินทางบ่อย); หรืออุตสาหกรรมที่บุคคลนั้นทำงานอยู่ ดังนั้นคุณสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่คุณต้องการที่คุณจำได้ลงในแถบค้นหาและคอมพิวเตอร์จะให้รายชื่อผู้ติดต่อที่ตรงกับพารามิเตอร์การค้นหาที่ระบุ
   • โปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษจำนวนมากซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อสร้างฐานข้อมูลของผู้ติดต่อของคุณ สามารถจัดเรียงผู้ติดต่อของคุณในแบบที่คุณต้องการ และทำให้ค้นหาได้ง่ายหากคุณจำคำสำคัญเพียงไม่กี่คำในการค้นหาในทันใด หากคุณใช้หนึ่งในโปรแกรมเหล่านี้ คุณจะประหยัดเวลาได้มากในการจัดเรียงนามบัตรด้วยข้อมูลด้วยตนเอง
7. 7 จัดเก็บนามบัตรด้วยวิธีโบราณ วางไว้ในไฟล์ที่อยู่หรือที่ใส่นามบัตร ซึ่งหาซื้อได้จากร้านอุปกรณ์สำนักงาน
   • วิธีการจัดเก็บข้อมูลติดต่อที่ล้าสมัยนี้ แม้ว่าจะเป็นเพียงกองนามบัตรที่ผูกไว้กับแถบยางยืดก็ตาม ถือเป็นนโยบายการประกันที่ดีสำหรับการจัดเก็บอิเล็กทรอนิกส์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
   • คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดเรียงนามบัตรอย่างไร: ตามชื่อ ชื่อบริษัท ฯลฯ
8. 8 ทันทีที่คุณได้รับนามบัตรจากใครบางคน ทันที (อย่างมากที่สุดภายในสองสามวัน) ให้จดสถานที่ที่คุณพบบุคคลนั้นไว้ด้านหลัง ดังนั้นคุณจะไม่ลืมมันอย่างแน่นอน นอกจากนี้ คุณควรเขียนสั้นๆ ไว้ด้านหลังสิ่งที่คุณพูดถึงเพื่อที่ว่าในภายหลัง เมื่อคุณต้องการติดต่อกับบุคคลนี้ คุณสามารถเตือนเขาหรือเธอว่าคุณพบที่ไหน ถามเด็กๆ ว่าเป็นอย่างไร หรือจำสิ่งที่คุณพูดคุยได้ . ในการประชุมครั้งแรก
9. 9 พร้อม.

เคล็ดลับ

• หากคุณได้รับนามบัตรจำนวนมาก ให้พิจารณาซื้อซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้คุณจัดเรียงและจัดเก็บนามบัตรได้ มีเครื่องสแกนนามบัตร เช่นเดียวกับโปรแกรมที่สามารถอ่าน จดจำ และเลือกข้อมูลที่คุณต้องการจากนามบัตรที่เป็นกระดาษได้ พวกเขาสามารถประหยัดแรงงานจำนวนมหาศาลในการพิมพ์ข้อมูลนี้ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยตนเอง
• หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคู่ค้าทางธุรกิจของคุณมากกว่าแค่ชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณจัดเก็บและจัดการข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับลูกค้าหรือคู่ค้าได้
• เริ่มดำเนินการอย่างรวดเร็วหากคุณสัญญาบางอย่างกับคนรู้จักใหม่ของคุณหรือหากมีคนสนใจในตัวคุณและสาเหตุของคุณ
• อย่าปล่อยให้นามบัตรดิบสะสม จัดเรียงข้อมูลและป้อนข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ก่อนที่คุณจะลืมไปเลยว่าคุณพบใครและทำไม

คำเตือน

• หากคุณจัดเก็บข้อมูลติดต่อของลูกค้าหรือคู่ค้าทั้งหมดในคอมพิวเตอร์ของคุณ อย่าลืมสำรองข้อมูลเป็นประจำในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้องหรือฮาร์ดไดรฟ์ของคุณขัดข้อง ทำสำเนาสำรองของข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ ถ้าเป็นไปได้