เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จาก 2: ก่อนที่คุณจะเริ่ม
• วิธีที่ 2 จาก 2: การเขียนจดหมาย
• เคล็ดลับ
• คำเตือน
• ที่มาและลิงค์

หากคุณไม่เคยเขียนจดหมายรับรองมาก่อน ขั้นตอนนี้อาจดูยุ่งยากเล็กน้อย โชคดีที่จดหมายแนะนำทั้งหมดมีองค์ประกอบทั่วไปที่คุณเชี่ยวชาญได้ง่าย อ่านบทความและฝึกฝนพื้นฐาน

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 2: ก่อนที่คุณจะเริ่ม

1. 1 วัตถุประสงค์ของการแนะนำ กำหนดประเภทของข้อเสนอแนะ - สำหรับสถาบันการศึกษา งาน ตำแหน่งอาสาสมัคร ลักษณะหรือส่วนบุคคล? จดหมายควรมุ่งสู่เป้าหมายเหล่านี้
   • ตัวอย่างเช่น ถ้าจดหมายสำหรับสมัครงาน ก็ควรระบุลักษณะพนักงานและให้ความสำคัญกับคุณสมบัติทางธุรกิจของเขา
2. 2 ตรวจสอบตำแหน่ง ถ้าเป็นไปได้ ขอสำเนารายละเอียดงานและพูดคุยกับบุคคลที่คุณจะแนะนำ ถ้าคุณรู้จักผู้รับจดหมาย คุณก็คุยกับเขาได้เช่นกัน
   • ยิ่งคุณรู้ตำแหน่งงานมากเท่าไหร่ คุณก็จะสามารถสร้างจดหมายและตอบสนองความต้องการของทั้งสองฝ่ายได้แม่นยำมากขึ้นเท่านั้น
3. 3 ถามคนที่คุณแนะนำ พูดคุยกับเขาถึงเป้าหมายและตำแหน่งที่เขาอ้างสิทธิ์ รวบรวมประวัติย่อ บันทึกย่อที่คุณอาจมีเกี่ยวกับบุคคลนี้ และข้อมูลอื่นๆ ที่จะช่วยคุณในการเขียนจดหมาย คำแนะนำที่ดีที่สุดนั้นละเอียดและเฉพาะเจาะจง ดังนั้นข้อมูลนี้จะช่วยคุณได้มาก
   • การเขียนจดหมายแนะนำคุณเป็นอันตรายต่อชื่อเสียงของคุณ หากคุณไม่รู้จักเขาดีพอหรือไม่สามารถแนะนำเขาได้ ให้ปฏิเสธคำขอของเขา

วิธีที่ 2 จาก 2: การเขียนจดหมาย

1. 1 ใช้รูปแบบตัวอักษรมาตรฐาน จดหมายอ้างอิงเป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจและเป็นไปตามกฎและแนวทางทั่วไปเดียวกัน
   • ที่มุมบนขวา ให้เขียนที่อยู่และวันที่เป็นคำ
   • ด้านล่างทางด้านซ้าย ให้ป้อนชื่อและที่อยู่ของผู้รับ (หากทราบ)
   • เริ่มจดหมายของคุณด้วยข้อความทางธุรกิจที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น:
   • เรียน คุณสมีร์นอฟ
   • เรียนท่านผู้มีอุปการคุณ (หากไม่ทราบชื่อผู้รับ)
2. 2 เขียนจดหมายแนะนำ ก่อนอื่น เขียนสรุปคำแนะนำของคุณ คุณรู้จักเขาอย่างไรและคุณรู้จักบุคคลนั้นดีแค่ไหน รวมถึงคุณสมบัติของคุณเองด้วย หากผู้รับจดหมายรู้ว่าคุณเป็นหัวหน้าแผนกและไม่ใช่เพื่อนของผู้สมัคร คำแนะนำจะมีน้ำหนักมากกว่า
   • ตัวอย่างเช่น “ฉันยินดีที่จะแนะนำมิคาอิลให้ดำรงตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาที่ ABV ในฐานะรองประธานฝ่ายพัฒนา มิคาอิลอยู่ในความดูแลของฉันตั้งแต่ปี 2552 ถึง พ.ศ. 2555 เราทำงานร่วมกันในหลายโครงการ และในช่วงเวลานี้ฉัน รู้จักเขาดีพอ”
3. 3 อธิบายคุณสมบัติของผู้สมัครโดยเฉพาะพร้อมตัวอย่าง
   • ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนว่า "มิคาอิลทำได้ดีและทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับทุกคน" เขียนสิ่งนี้ให้ดีกว่า: "มิคาอิลปรับปรุงสถาปัตยกรรมของฐานข้อมูลและรวมเข้ากับระบบใหม่ วิธีการส่วนตัวของเขาในการทำงานและการแก้ปัญหาที่เป็นนวัตกรรมใหม่ได้ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของแผนกของเราอย่างมาก ทัศนคติของเขาต่อการปฏิบัติงานมีความเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ และเขาได้รับความเคารพจากทีมงานและลูกค้าของเราอย่างถูกต้อง ".
4. 4 เปรียบเทียบ. การเปรียบเทียบทำให้ผู้รับเข้าใจว่าทำไมคุณถึงแนะนำบุคคล
   • ตัวอย่างเช่น "มิคาอิลบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในโครงการทางเทคนิคที่ฉันเห็นใน 8 ปีที่ ABC"
5. 5 อย่าพูดเกินจริง อย่าวางผู้สมัครบนแท่น สิ่งนี้ไม่เพียงดูไม่น่าเชื่อถือ แต่ยังคาดหวังสิ่งที่เป็นไปไม่ได้จากผู้สมัคร หากผู้สมัครมีส้น Achilles อย่าพูดเกินจริง แต่อย่าปิดบังด้วย
   • ตัวอย่างเช่น หากมิคาอิลแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับโค้ดได้ยาก อย่าเขียนว่า "จุดอ่อนที่สุดของมิคาอิลคือการบังคับให้เขาเขียนอะไรบางอย่างไม่ได้" ให้เขียนว่า: "ไมเคิลใช้ความพยายามอย่างมากในการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับรหัส ซึ่งทำให้พนักงานและผู้ใช้คนอื่นๆ ง่ายขึ้น" เขียนแบบนี้ถ้ามันจริงเท่านั้น!
6. 6 อย่าทำให้คำแนะนำคลุมเครือ การเขียนควรมีความคมและชัดเจน ซึ่งจะแสดงความถูกต้องของคำแนะนำของคุณและทำให้จดหมายมีประสิทธิภาพมากขึ้น
   • ตัวอย่างเช่น อย่าพูดว่า "Michael มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับบริษัทหรือตำแหน่งของคุณและจะเป็นส่วนที่คู่ควรกับทีม" ถ้อยคำประเภทนี้สามารถต่อต้านผู้สมัครได้ ให้พูดว่า "มิคาอิลมีทักษะและความสำเร็จที่จะช่วยให้ WCC บรรลุเป้าหมาย"
7. 7 อย่าสั้นเกินไป หากผู้รับจดหมายเห็นข้อความสั้นๆ หนึ่งหรือสองย่อหน้า พวกเขาจะถือว่าเป็นสัญญาณว่าคุณไม่รู้จักผู้สมัครดีพอ หรือคุณไม่มีอะไรจะพูดเกี่ยวกับเขา และอย่าแนะนำมากเกินไป พยายามใส่ให้พอดีในหน้าเดียว
8. 8 จดหมายจะต้องใช้งานได้ เริ่มต้นแต่ละย่อหน้าด้วยคำอธิบายที่น่าสนใจเกี่ยวกับคุณสมบัติหรือบุคลิกภาพของผู้สมัคร
   • ตัวอย่างเช่น อย่าพูดว่า "ในช่วงสองปีที่ผ่านมา ฉันดีใจที่ได้เห็นการพัฒนาพรสวรรค์ของมิคาอิล" พูดแทนว่า "ทักษะของไมเคิลเติบโตขึ้นอย่างรวดเร็วในช่วงสองปีที่ผ่านมา"
9. 9 ลงท้ายจดหมายยืนยัน ยืนยันคำแนะนำของคุณและเชิญผู้รับให้ติดต่อคุณหากจำเป็น
   • ตัวอย่างเช่น พูดว่า: "ฉันคิดว่านี่คือเหตุผลที่ Michael จะเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมในทีมของคุณ หากคุณมีคำถามใดๆ คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ผู้ติดต่อด้านบน"
10. 10 กรอกจดหมายและสมัครสมาชิก
    • ขอแสดงความนับถือ,
    • ด้วยความปรารถนาดี
11. 11 รับคำติชม. หากคุณไม่แน่ใจในทักษะการเขียนจดหมายแนะนำหรือจดหมายของคุณมีความสำคัญต่อผู้สมัครเป็นพิเศษ ให้ถามเพื่อนร่วมงานที่รู้จักผู้สมัครให้แสดงความคิดเห็นในจดหมายของคุณ จดหมายรับรองเป็นส่วนหนึ่งของชื่อเสียงของคุณ ดังนั้นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นวิธีที่ดีที่สุด

เคล็ดลับ

• หากคุณขอให้ผู้สมัครเขียนจดหมายแนะนำตัวเอง จำไว้ว่าไม่ใช่ทุกคนที่สามารถทำได้ อ่านจดหมายอย่างละเอียดก่อนลงนาม
• พิมพ์ตัวอักษรบนคอมพิวเตอร์ของคุณมันดูเป็นทางการมากขึ้นและผู้รับไม่ต้องถอดรหัสลายมือของคุณ
• เมื่อคุณพูดถึงผู้สมัครในอีเมลเป็นครั้งแรก ให้ระบุชื่อเต็มของผู้สมัครด้วย จากนั้นคุณสามารถใช้ดุลยพินิจของคุณได้เฉพาะชื่อหรือนามสกุล สิ่งสำคัญคือต้องสม่ำเสมอ
• น้ำเสียงของจดหมายควรมีลักษณะเชิงธุรกิจและเฉพาะเจาะจง
• ใช้คำชมเชยและบทวิจารณ์ในเชิงบวก แต่พูดตามตรง
• หากคุณต้องเขียนคำแนะนำของคุณเอง ให้พูดตามตรงและเฉพาะเจาะจง เขียนราวกับว่าคุณกำลังเขียนจดหมายรับรองให้คนอื่นที่มีคุณสมบัติของคุณ ขอความช่วยเหลือและคำแนะนำจากเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน

คำเตือน

• จดหมายแนะนำควรเน้นที่ความรู้ ทักษะ และความสามารถที่สำคัญของบุคคลนั้น อย่าเสียเวลาไปกับการเขียนจดหมายเชิงบวก เพราะมักจะถูกมองข้ามไป
• พิจารณาว่าจะให้สำเนาจดหมายแก่ผู้สมัครหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการตำหนิ คำแนะนำจะมีน้ำหนักมากกว่าหากผู้รับรู้ว่าคำแนะนำนั้นตรงไปตรงมาและไม่ได้เขียนขึ้นเพื่อยกย่องผู้สมัคร

ที่มาและลิงค์

• มหาวิทยาลัยวอชิงตัน
• การเขียนจดหมายที่ดี