เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จาก 2: พื้นฐาน
• วิธีที่ 2 จาก 2: คุณสมบัติ
• เคล็ดลับ

บทสรุปสำหรับผู้บริหาร (บทนำ คำอธิบายประกอบ) เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารทางธุรกิจ โดยเฉพาะข้อเสนอโครงการ นี่เป็นสิ่งแรก (และบางครั้งเท่านั้น) ที่จะอ่านในเอกสารของคุณ และสิ่งสุดท้ายที่เขียนเมื่อรวบรวม บทสรุปเป็นข้อความสั้นๆ ซึ่งควรมีความชัดเจนในทันทีว่าเอกสารนั้นเกี่ยวกับอะไร และจะต้องดำเนินการอย่างไร

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 2: พื้นฐาน

1. 1 โปรดจำไว้ว่า ประวัติย่อคือบทสรุปสั้นๆ ของเอกสารทางธุรกิจ "สั้น" อย่างแม่นยำและ "สรุป" อย่างแม่นยำ เรซูเม่ไม่ใช่เอกสารที่มีความสำคัญและจริงจังเหมือนต้นฉบับ ไม่ใช่สิ่งทดแทน ปริมาณไม่ควรเกิน 10% ของปริมาตรเดิม ตั้งเป้าไว้ที่ 5 ถึง 10%

   คำแนะนำ: บทสรุปสำหรับผู้บริหารไม่ใช่บทคัดย่อที่ให้ภาพรวมของเนื้อหาและโครงสร้างของเอกสารหรือหนังสือ บทสรุปสะท้อนถึงสาระสำคัญหลักของเอกสาร บทคัดย่อมักเขียนขึ้นในสถาบันการศึกษา ในขณะที่บทสรุปสำหรับผู้บริหารมักใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

   
   
2. 2 ยึดตามกฎของรูปแบบและการจัดข้อความ แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ส่วนใหญ่ในการจัดทำเอกสารทางธุรกิจกล่าวว่าคุณต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการเกี่ยวกับรูปแบบและโครงสร้าง กฎเหล่านี้รวมถึงต่อไปนี้:
   • ทำให้ย่อหน้าสั้นและรัดกุม
   • เรซูเม่ควรจะเข้าใจได้ แม้กระทั่งสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้อ่านเอกสารต้นฉบับ
   • ประวัติย่อควรเขียนด้วยภาษาที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย
3. 3 ระบุปัญหา ควรระบุปัญหาในประวัติย่อให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นประเด็นเรื่องการจัดการห่วงโซ่อุปทาน อย่างน้อยก็แคมเปญการตลาดในประเทศอื่นๆ บทสรุปสำหรับผู้บริหารจำเป็นต้องมีคำจำกัดความที่ชัดเจนของประเด็นต่างๆ เนื่องจากเอกสารที่ใช้ (คำขอข้อเสนอ) มักเขียนขึ้นโดยผู้ประกอบวิชาชีพด้านเทคนิคซึ่งพบว่าเป็นการยากที่จะเน้นย้ำสิ่งที่สำคัญที่สุด ดังนั้นพยายามอธิบายสาระสำคัญของปัญหาให้ชัดเจนและชัดเจน
4. 4 เสนอวิธีแก้ปัญหา หากคุณมีปัญหาคุณต้องมีทางออก เพื่อดึงดูดเงินเพื่อแก้ปัญหา คุณต้องเสนอวิธีแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพ จำไว้ว่าถ้าคุณไม่ระบุปัญหาให้ชัดเจน วิธีแก้ไขอาจไม่มีใครสนใจ
5. 5 ใช้กราฟิก รายการ และหัวเรื่องเพื่อทำให้ข้อความเข้าใจดีขึ้น บทสรุปของโครงงานไม่ใช่เรียงความหรือเรียงความ ไม่จำเป็นต้องมีข้อความที่ชัดเจน เพื่อปรับปรุงการรับรู้ของผู้อ่านต่อข้อความหรือเพื่อสรุปโครงการ สะดวกกว่าในการอ่าน, สามารถใช้ได้:
   • กราฟและแผนภูมิ ตารางเวลาที่ดีในสถานที่ที่เหมาะสมสามารถเป็นจุดสำคัญของเรซูเม่ การแสดงภาพปัญหามักจะมีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่ารายงานการวิเคราะห์อื่นๆ
   • รายการ รายการข้อมูลขนาดยาวสามารถแสดงเป็นรายการที่อ่านง่ายขึ้นได้
   • หัวเรื่อง จัดระเบียบสรุปโครงการของคุณโดยใช้หัวเรื่องเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้อ่านในขณะที่คุณเจาะลึกลงไปในสรุปโครงการ
6. 6 หลีกเลี่ยงความเป็นมืออาชีพและศัพท์แสง ศัพท์แสงเป็นศัตรูของความเข้าใจ มันซ่อนความหมายที่แท้จริง และทำให้สรุปโครงการมีความคลุมเครือและคลุมเครือมากขึ้น คำพูดอย่าง "เลเวอเรจ" "แบ็กเอนด์" หรือ "ความสามารถหลัก" อาจทำให้เอกสารเข้าใจน้อยลงหรือไม่ได้พูดอะไรที่เฉพาะเจาะจง

วิธีที่ 2 จาก 2: คุณสมบัติ

1. 1 ตรวจสอบต้นฉบับ เนื่องจากประวัติย่อเป็นการสรุปสั้นๆ ของเอกสารทางธุรกิจอีกฉบับหนึ่ง จึงไม่ต้องบอกว่าคุณควรอ่านอย่างละเอียดเพื่อสร้างเวอร์ชันที่กระชับและให้ข้อมูล ไม่สำคัญว่าต้นฉบับจะเป็นรายงาน แผนธุรกิจ ข้อเสนอ แนวทาง หรืออย่างอื่น: อ่านและแยกสาระสำคัญออกจากต้นฉบับ
2. 2 เขียนสรุปสั้นๆ. บริษัทผู้จัดทำเอกสารต้องการบรรลุอะไร? วัตถุประสงค์ของเอกสารต้นฉบับคืออะไร?
   • ตัวอย่าง: “ Women WorldWide เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่อุทิศตนเพื่อรวบรวมผู้หญิงทั่วโลกเพื่อแก้ไขปัญหาความรุนแรงในครอบครัวและช่วยเหลือผู้ที่ตกเป็นเหยื่อความรุนแรงในครอบครัว องค์กรมีสำนักงานใหญ่ในอัลเบอร์ตา แคนาดา; ยังคงติดต่อกับผู้หญิงจาก 170 ประเทศทั่วโลก "
3. 3 อธิบายสาระสำคัญของโครงการด้วยวิธีที่น่าสนใจ ใช่ นี่อาจเป็นส่วนที่ยากที่สุดในการเขียนประวัติย่อของโครงการ ใน 2-3 ประโยค คุณต้องอธิบายว่าทำไมธุรกิจของคุณถึงดีมาก และเหตุใดจึงควรได้รับความสนใจอย่างใกล้ชิดจากผู้อ่าน
   • บางที Michael Jordan อาจเป็นหนึ่งในลูกค้าของคุณและเขาโฆษณาคุณฟรีบน Twitter ของเขา? คุณได้ลงนามในข้อตกลงความร่วมมือกับ Google หรือไม่ บางทีคุณอาจได้รับสิทธิบัตรหรือคุณปิดเรื่องใหญ่ครั้งแรกของคุณ?

   คำแนะนำ: บางครั้งแค่คำพูดหรือข้อความก็เพียงพอแล้ว เป้าหมายคือการดึงดูดความสนใจของผู้ชม แสดงธุรกิจของคุณในแง่ดีที่สุด และดึงดูดผู้อ่านให้มากพอที่จะอ่านส่วนที่เหลือของเอกสาร

   
   
4. 4 อธิบายปัญหาร้ายแรง องค์ประกอบที่แท้จริงประการแรกในการสรุปโครงการคือการอภิปรายปัญหา ดังนั้นให้อธิบายปัญหาที่บริการของคุณกำลังแก้ไข พยายามอธิบายปัญหา ให้ชัดเจนและเข้าใจมากที่สุด... ปัญหาที่มีการกำหนดสูตรไม่ชัดเจนจะฟังดูไม่น่าเชื่อถือ ดังนั้นความสำคัญของวิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอจึงดูไม่น่าไว้วางใจสำหรับผู้อ่านมากนัก
   • ตัวอย่าง: “ลอสแองเจลิสรถติดมาก แย่ลงเฉพาะในเขตปริมณฑล การจราจรติดขัดไม่เพียงแต่สร้างความรำคาญให้กับเราเท่านั้น แต่ยังเป็นปัญหาเรื่องควัน มลภาวะต่อสิ่งแวดล้อม ประสิทธิภาพแรงงานลดลง อุบัติการณ์ของโรคหอบหืดและโรคร้ายแรงอื่นๆ ที่เพิ่มขึ้นอีกด้วย มีรถยนต์มากกว่าคนขับในลอสแองเจลิส”
5. 5 แนะนำวิธีแก้ปัญหาเฉพาะของคุณ การอธิบายปัญหาไม่ใช่เรื่องยาก แต่ตอนนี้ งานของคุณคือการโน้มน้าวผู้อ่านว่าคุณกำลังเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ไม่เหมือนใคร ดังนั้นหากคุณสามารถเสนอวิธีแก้ปัญหาดังกล่าวได้ ให้พิจารณาว่าคุณมีโอกาสประสบความสำเร็จทุกประการ
   • ตัวอย่าง: “Innotech ได้สร้างระบบการจัดการจราจรที่เป็นนวัตกรรมใหม่ซึ่งช่วยประหยัดเวลาของชาวเมืองด้วยการติดตั้งโมดูลที่จดสิทธิบัตรพิเศษในสัญญาณไฟจราจร โมดูลเหล่านี้นับจำนวนรถยนต์ในแต่ละเลนและควบคุมการจราจรให้เหมาะสม ผู้ขับขี่จะไม่ต้องยืนหน้าสัญญาณสีแดงเป็นเวลาหลายนาทีในขณะที่ไฟสีเขียวติดสว่างในเลนที่อยู่ติดกันซึ่งไม่มีรถ "
6. 6 อธิบายศักยภาพของตลาด ความโน้มน้าวใจของคำอธิบายปัญหาจะเป็นประโยชน์ต่อเมื่อคุณให้ข้อมูลอุตสาหกรรมเท่านั้น แต่หลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะคุยโวตลาด ความจริงที่ว่าอุตสาหกรรมเทคโนโลยีทางการแพทย์มีมูลค่าการซื้อขายประมาณหนึ่งแสนล้านต่อปีหมายความว่าอุปกรณ์ใหม่ของคุณจะพิชิตตลาดเพียงเล็กน้อยเท่านั้น เป็นจริงและเป็นจริงเกี่ยวกับศักยภาพของตลาด
7. 7 เขียนเกี่ยวกับข้อเสนอการขายที่ไม่เหมือนใครของคุณ ในส่วนนี้ คุณกำลังอธิบายวิธีแก้ปัญหาของคุณเป็นหลัก อะไรเป็นพิเศษเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณที่คู่แข่งของคุณไม่? เขียนว่าคุณแตกต่างอย่างไร
   • ตัวอย่าง: “คุณสมบัติอีกอย่างของระบบ Intellilight คือความสามารถในการตรวจสอบว่ามีคนอยู่ที่บ้านหรือไม่ เมื่อไฟยังคงสว่างในห้องว่าง ระบบจะปิดโดยอัตโนมัติและเปิดใหม่อีกครั้งเมื่อตรวจพบการเคลื่อนไหวในห้อง ลูกค้าจึงประหยัดค่าไฟได้”
8. 8 อธิบายรูปแบบธุรกิจของคุณหากจำเป็น บางครั้งไม่จำเป็นต้องพูดถึงเรื่องนี้ในบทสรุปโครงการ ซึ่งเป็นความจริงสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและองค์กรนอกภาครัฐ แต่ถ้าคุณยังต้องการสินค้าชิ้นนี้ ให้พยายามทำให้รูปแบบธุรกิจชัดเจนและเข้าใจได้ โดยพื้นฐานแล้ว ณ จุดนี้ คุณต้องตอบคำถาม: "เราจะให้คนเปิดกระเป๋าเงินและให้เงินเราได้อย่างไร" ในการสรุปโครงการ โมเดลธุรกิจควรจะเรียบง่าย ข้อมูลสรุปด่วนคือสิ่งที่คุณต้องการ โปรดระลึกไว้เสมอว่า
9. 9 บอกเราเกี่ยวกับทีมผู้บริหารของคุณ ขึ้นอยู่กับตลาดที่คุณต้องการพิชิต จุดนี้อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของสรุปโครงการ นักลงทุนและนายธนาคารไม่เชื่อถือความคิด พวกเขาเชื่อมั่นในทีม ไอเดียมาและไป แต่ทำได้โดยการทำงานของทีมที่แน่นแฟ้นเท่านั้น อธิบายว่าเหตุใดทีมของคุณจึงมีประสบการณ์และความรู้ในการแก้ปัญหาในมือ
10. 10 เพื่อให้โครงการมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น ให้อธิบายแนวโน้มทางการเงินของโครงการ คุณอาจต้องสร้างการคาดการณ์ทางการเงินจากล่างขึ้นบน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตลาด โมเดลธุรกิจ และประวัติของบริษัทของคุณ มุมมองทางการเงินที่อธิบายไว้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจระดับความสามารถของคุณ ตลอดจนความสามารถในการคาดการณ์ทางการเงินตามสมมติฐานที่มีอยู่
    • หากแผนของคุณมีไว้สำหรับกลุ่มนักลงทุน อย่าใช้เวลาในส่วนนี้มากเกินไปในการสรุปโครงการ เพราะนักลงทุนรู้ดีอยู่แล้วว่าคุณไม่มีความคิดที่จะระดมเงินได้เท่าไหร่ โดยทั่วไปแล้ว นักลงทุนจะไม่ตัดสินใจตามวิสัยทัศน์เกี่ยวกับโอกาสทางการเงินของคุณ พวกเขาพึ่งพาความคิดเห็นของตนเอง
11. 11 นำทางไปยังความต้องการของคุณอย่างระมัดระวัง ถึงเวลาสมัครเพื่อการลงทุนหรือเงินกู้ แล้วแต่ว่าคุณต้องการอะไรมากกว่ากันคุณต้องย้ำว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงคุ้มค่ากับการลงทุน เตือนผู้อ่านถึงปัญหาร้ายแรงที่คุณสามารถแก้ได้ และตลาดที่คุณสามารถพิชิตได้นั้นใหญ่แค่ไหน เน้นย้ำประสบการณ์และความสามารถในการส่งมอบผลงานของทีมอีกครั้ง จดบันทึกว่าคุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหลักถัดไปของคุณมากน้อยเพียงใด อย่าเขียนจำนวนหุ้นที่คุณยินดีขายหรือดอกเบี้ยที่คุณยินดีจ่าย สำหรับสิ่งนี้เวลาจะมาในภายหลังในระหว่างการเจรจาส่วนตัว
12. 12 อ่านสรุปโครงการอีกครั้ง หลังจากที่คุณเขียนส่วนหลักแล้ว คุณต้องอ่านสิ่งที่คุณเขียนซ้ำอย่างละเอียดถี่ถ้วน การตรวจสอบสรุปโครงการควรทำด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ ในเวลาเดียวกัน คุณต้องคิดอยู่เสมอว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณจะรับรู้สรุปโครงการอย่างไร การอ้างอิงทั้งหมดควรได้รับการอธิบายและแสดงความคิดเห็น ภาษาควรมีความชัดเจนแม้กระทั่งกับผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ หากจำเป็นต้องแก้ไข ให้แก้ไข
    • แสดงประวัติย่อของคุณให้กับผู้ที่ยังไม่ได้อ่าน ตาที่สดใสสามารถหาข้อผิดพลาดได้ ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับสิ่งต่อไปนี้:
      
      • ความเข้าใจ ทุกคำชัดเจนหรือไม่? ความคิดทั้งหมดชัดเจนหรือไม่? มีศัพท์แสงใด ๆ ในการสรุปโครงการหรือไม่?
      • ข้อผิดพลาด ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน ตรรกะ ข้อเท็จจริงใดๆ ตรวจสอบข้อมูลและสถิติของคุณอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษ
      • ความโน้มน้าวใจ ความคิดของคุณน่าเชื่อถือเพียงพอหรือไม่ ข้อความ "จับ" หรือไม่?
      • ความซื่อสัตย์และความสอดคล้องกัน ข้อความมีความสอดคล้องกันหรือไม่?

เคล็ดลับ

• บทสรุปของโครงการอาจแตกต่างกันไปตามความยาวของต้นฉบับ แต่โดยทั่วไปแล้วควรสั้นเสมอ เป้าหมายของคุณคือใส่ข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในข้อความที่เล็กที่สุด หากคุณให้รายละเอียดใดๆ ในสรุปโครงการของคุณ ให้โพสต์รายละเอียดที่สำคัญที่สุด เช่น ข้อสรุปและคำแนะนำของคุณก่อน
• เทมเพลตที่มีอยู่ในโปรแกรมแก้ไขข้อความส่วนใหญ่สามารถช่วยให้คุณเริ่มต้นได้
• ในหลายอุตสาหกรรม สรุปโครงการเขียนโดยใช้เทมเพลตที่คล้ายกัน
• ยิ่งผู้นำยุ่งมากเท่าไร พวกเขาก็ยิ่งมีโอกาสอ่านหนังสือน้อยลงเท่านั้น พิจารณาสิ่งนี้เมื่อคุณเขียน