วิธีเขียนหัวจดหมาย

เนื้อหา

ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: ชื่อจดหมายธุรกิจ
วิธีที่ 2 จาก 2: ชื่อจดหมายส่วนตัว
เคล็ดลับ
อะไรที่คุณต้องการ

แม้ว่ามารยาทในการใช้อีเมลจะมีความเข้มงวดน้อยกว่า แต่การเขียนจดหมายควรเป็นไปตามกฎของไวยากรณ์และมารยาท จดหมายธุรกิจหรือส่วนตัวควรเริ่มต้นด้วยส่วนหัวที่ระบุผู้รับ ผู้รับ และวันที่

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 2: ชื่อจดหมายธุรกิจ

1 เปิดเอกสารโปรแกรมประมวลผลคำ คุณสามารถใช้ตัวประมวลผลโอเพนซอร์สบน Google Drive หรือกระดาษเปล่าในเครื่องพิมพ์ดีด อย่างไรก็ตาม จดหมายธุรกิจที่เป็นทางการจะต้องพิมพ์ พิมพ์ และลงนามด้วยมือเสมอ
2 ใช้หัวจดหมายทุกครั้งที่ทำได้ อย่างน้อยที่สุด หัวจดหมายจะมีชื่อบุคคล ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ธุรกิจ หมายเลขโทรศัพท์ และโดยปกติโลโก้บริษัท ข้อมูลนี้ใช้แทนที่อยู่ของผู้ส่งในเนื้อหาของจดหมาย
3 เริ่มจดหมายด้วยที่อยู่ของคุณหากคุณไม่มีหัวจดหมาย เพียงใส่ที่อยู่ของคุณ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ในสองบรรทัดแรกที่ด้านขวาบนของหน้า คุณไม่จำเป็นต้องใส่ชื่อหรือตำแหน่งของคุณ เนื่องจากชื่อจะอยู่ที่ส่วนท้ายของจดหมาย
- คุณยังสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ได้ หากอีเมลของคุณเกี่ยวข้องกับการติดต่อคุณโดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเหล่านี้
4 ป้อนวันที่ ป้อนเดือน วัน และปี เช่น ในรูปแบบนี้ "4 พฤษภาคม 2014" คุณสามารถเขียนวันที่สองบรรทัดด้านล่างที่อยู่ของคุณทางขวาหรือซ้าย
- มีรูปแบบต่างๆ มากมายในการเขียนวันที่ด้านใด ดังนั้นให้หาตัวอย่างการติดต่อสื่อสารของบริษัทของคุณเพื่อใช้เป็นตัวอย่าง
- วันที่ในสหราชอาณาจักรสามารถเขียนตามลำดับต่อไปนี้: วัน เดือน และปี ตัวอย่างเช่น "4 พฤษภาคม 2014"
5 พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับสองบรรทัดด้านล่างวันที่ทางด้านซ้ายของหน้า เรียกอีกอย่างว่า "ที่อยู่ขาออก" และต้องมีชื่อของบุคคลที่มีตำแหน่งงาน ที่อยู่ทางไปรษณีย์ในสหรัฐอเมริกาหรือสหราชอาณาจักร อย่าลืมใส่ชื่อบริษัทของคุณ (ถ้ามี) ในบรรทัดระหว่างชื่อและที่อยู่ของบุคคล
- อย่าเยื้องก่อนที่อยู่ วันที่ คำทักทาย หรือย่อหน้า ย่อหน้าในจดหมายธุรกิจคั่นด้วยช่องว่างและเริ่มต้นที่ระดับเดียวกันทางด้านซ้าย
- หากคุณกำลังเขียนไปยังประเทศอื่น ให้เขียนประเทศเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในบรรทัดสุดท้าย
- ที่อยู่ส่งออกควรอยู่ต่ำกว่าวันที่ประมาณ 2.5 ซม. (หนึ่งนิ้ว) หากวันที่อยู่ทางด้านซ้าย หรือควรอยู่ด้านล่างวันที่หนึ่งบรรทัดหากอยู่ทางด้านขวา
6 กดปุ่ม Enter สองครั้ง จากนั้นเริ่มคำทักทายด้วยคำว่า “Dear” ชื่อเรื่องและชื่อของบุคคลนั้น ตัวอย่างเช่น “เรียนคุณเรดดิ้ง” หรือ “เรียนท่านประธานเร้ดดิ้ง” วางโคลอนหลังคำทักทาย
7 ต่อด้วยเนื้อหาหลักของจดหมาย ปิดท้ายด้วยที่อยู่อย่างเป็นทางการ ลายเซ็น ชื่อและตำแหน่งของคุณ

วิธีที่ 2 จาก 2: ชื่อจดหมายส่วนตัว

1 เลือกกระดาษอักษรย่อหรือกระดาษตัวอักษรส่วนบุคคล จดหมายส่วนตัวจำนวนมากต่างจากส่วนหัวของจดหมายธุรกิจตรงที่เขียนด้วยลายมือบนสเตชันเนอรีโดยมีชื่อย่อของบุคคลหรือชื่อเต็มอยู่ด้านบนของกระดาษ
2 เขียนที่อยู่ของคุณที่มุมบนขวา เฉพาะในกรณีที่บุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงไม่ทราบที่อยู่ของคุณ ซองจดหมายสามารถทิ้งได้ และการมีที่อยู่ของผู้ส่งเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งเสริมให้เขียนคำตอบ ไปที่วันที่หากคุณเป็นมิตรกับผู้รับ
- ที่อยู่ของผู้ส่งต้องมีสองบรรทัด ชื่อถนนและเมือง รัฐและรหัสไปรษณีย์ ไม่จำเป็นต้องมีชื่อ
3 เขียนวันที่เขียนและส่งจดหมายในสองบรรทัดด้านล่างที่อยู่ของคุณทางด้านซ้ายหรือขวา รูปแบบที่ใช้คือวัน เดือน และปี ตัวอย่างเช่น "15 กันยายน 2014"
- ควรส่งจดหมายส่วนตัวทันทีหลังจากเขียนเพื่อส่งข้อมูลด่วนอย่างรวดเร็ว
4 อย่าเขียนที่อยู่ของผู้รับด้วยตัวอักษรที่ไม่เป็นทางการ หากคุณกำลังเขียนคำร้องเรียนหรือจดหมายอย่างเป็นทางการเพื่อแจ้งองค์กร คุณต้องใช้มารยาททางธุรกิจ
5 เริ่มคำทักทายของคุณด้วย "Dear” ความเป็นทางการของที่อยู่จะขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงดีเพียงใด ใช้โคลอนหลังคำทักทายเสมอ
- คุณสามารถใช้ "Dear Mr. James", "Dear Larry James" หรือ "Dear Larry"
- ต่อจดหมายด้วยย่อหน้าของเนื้อหาหลักของจดหมาย ลงท้าย ลายเซ็น และเอกสารแนบ