เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จาก 9: พัฒนาวาระ
• วิธีที่ 2 จาก 9: ส่งคำเชิญ
• วิธีที่ 3 จาก 9: เตรียมสถานที่ประชุม
• วิธีที่ 4 จาก 9: จัดเตรียมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการประชุม
• วิธีที่ 5 จาก 9: เตรียมแบบสอบถามหรือแบบสอบถาม
• วิธีที่ 6 จาก 9: ส่งการแจ้งเตือนการประชุม
• วิธีที่ 7 จาก 9: เริ่มการประชุมตามกำหนดเวลา
• วิธีที่ 8 จาก 9: ยึดติดกับหัวข้อการประชุม
• วิธีที่ 9 จาก 9: ตอบคำถามให้ได้มากที่สุด

ใครก็ตามที่เป็นสื่อกลางหรือจัดการประชุมจะได้รับประโยชน์จากเคล็ดลับเหล่านี้ ความรับผิดชอบของผู้จัดงานรวมถึงการเชิญผู้เข้าร่วมและจัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเจ้าภาพยังเป็นผู้รับผิดชอบหลักสูตรการประชุมด้วย เขาควรทำให้แน่ใจว่ามีสมาธิสูงสุดในหัวข้อของการประชุม ป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมมีความเป็นส่วนตัวและอภิปรายเกี่ยวกับกฎของการประชุม เอกสารนี้จะอำนวยความสะดวกในการจัดและดำเนินการประชุมเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 9: พัฒนาวาระ

1. 1 ระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม และกำหนดเวลาสำหรับการอภิปรายในแต่ละประเด็น ผู้เข้าร่วมประชุมจะถือเอาสิ่งนี้เป็นมารยาทในส่วนของคุณ
2. 2 ถามบุคคลในองค์กรของคุณหรือผู้จัดการประชุมว่าต้องรวมหัวข้อใดบ้างในวาระการประชุม และขอคำอธิบายสั้นๆ ของแต่ละประเด็นด้วย

วิธีที่ 2 จาก 9: ส่งคำเชิญ

1. 1 วิธีที่ดีที่สุดในการส่งคำเชิญคือทางอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพนักงานของคุณมีโปรแกรมที่รวมฟังก์ชันอีเมลเข้ากับปฏิทินและการเตือนความจำ
2. 2 กำหนดเส้นตายสำหรับการสำรองที่นั่ง สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถเตรียมทรัพยากรตามจำนวนที่ต้องการ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ขัดจังหวะการประชุมเพื่อเตรียมวัสดุที่ขาดหายไป

วิธีที่ 3 จาก 9: เตรียมสถานที่ประชุม

1. 1 เพื่อการประชุมที่ราบรื่น คุณต้องเตรียมห้องอย่างเหมาะสม เมื่อเช่าพื้นที่ที่มักใช้ในการประชุม (เช่น ในห้องพักในโรงแรมหรือบริการเฉพาะ) คุณสามารถวางใจได้ว่าพนักงานในพื้นที่จะมีความรู้และคุ้นเคยกับความแตกต่างในการเตรียมพื้นที่
   • การบรรยาย - เก้าอี้ถูกจัดวางในลักษณะที่อาจารย์อยู่ในศูนย์กลางของความสนใจ ตำแหน่งดังกล่าวจะมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจุดประสงค์หลักคือเพื่อสื่อสารข้อมูลบางอย่าง
   • การจัดละคร - มีการติดตั้งรัฐสภาที่ด้านหน้าห้อง (โต๊ะที่วิทยากรและผู้เชี่ยวชาญนั่ง) การจัดเรียงเก้าอี้ของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ คล้ายกับห้องบรรยาย
   • แผนผังโรงเรียน - โต๊ะตั้งอยู่ด้านหน้าแถวเก้าอี้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจดบันทึกขณะพูดได้ โฟกัสอยู่ที่ผู้พูด
   • โต๊ะกลม. เลือกข้อตกลงนี้หากผู้เข้าร่วมต้องทำหน้าที่เป็นทีมแยกกัน และเพื่อกระตุ้นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกลุ่มหรือผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคล
   • จัดโต๊ะรูปตัว U. เป็นสไตล์ห้องประชุมคณะกรรมการที่ช่วยให้ผู้เข้าอบรมเห็นกันและโต้ตอบกันได้ตามต้องการ
   • หากคุณกำลังวางแผนการประชุมแบบเปิดที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับผู้ฟัง ให้วางเก้าอี้เป็นวงกลมโดยให้ผู้พูดอยู่ตรงกลาง

วิธีที่ 4 จาก 9: จัดเตรียมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการประชุม

1. 1 การเตรียมการประชุมที่สมบูรณ์ประกอบด้วยชุดปากกา สมุดบันทึก อุปกรณ์ช่วยงาน เอกสารแจก และอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการในระหว่างการประชุม
2. 2 จัดสรรพื้นที่สำหรับคำถาม นี่อาจเป็นโปสเตอร์หรือกระดานที่ผู้เข้าร่วมสามารถเขียนคำถามหรือแนบคำถามโดยใช้สติกเกอร์กระดาษกาว ผู้เข้าร่วมประชุมจะรู้ว่าในช่วงเวลาหนึ่งพวกเขาจะได้รับคำตอบสำหรับคำถามของตน และการประชุมจะดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
3. 3 เตรียมเครื่องดื่มและของว่างสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่ยาวนาน สำหรับการประชุมสั้น ๆ ก็เพียงพอแล้วที่จะวางขวดน้ำและชามขนมไว้บนโต๊ะแต่ละใบ

วิธีที่ 5 จาก 9: เตรียมแบบสอบถามหรือแบบสอบถาม

1. 1 ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถประเมินคุณภาพได้ทันทีหลังการประชุม หรือกรอกแบบสอบถามแล้วส่งทางอีเมลภายใน 1-2 วัน
2. 2 แผ่นการประเมินผลและแบบสอบถามช่วยให้คุณสามารถกำหนดว่าผู้เข้าร่วมรับรู้การประชุมอย่างไร

วิธีที่ 6 จาก 9: ส่งการแจ้งเตือนการประชุม

1. 1 การแจ้งเตือนจะถูกส่งในวันสุดท้ายของการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมหรือ 1-2 วันก่อนนั้น
2. 2 ขอให้รายงานว่ามีคนเปลี่ยนแผนหรือไม่และพวกเขาถูกบังคับให้ถอนตัวจากการเข้าร่วม

วิธีที่ 7 จาก 9: เริ่มการประชุมตามกำหนดเวลา

1. 1 ผู้ที่มาสายสามารถ "ตามทัน" ได้ แต่การให้คนอื่นรอถือเป็นการหยาบคาย
2. 2 เมื่อเริ่มการประชุม ให้ประกาศขององค์กรรวมถึงเวลาพักและรับประทานอาหารกลางวัน สถานที่เข้าห้องน้ำ และสถานที่และวิธีที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถถามคำถามได้

วิธีที่ 8 จาก 9: ยึดติดกับหัวข้อการประชุม

1. 1 ผู้จัดการประชุมควรแนะนำผู้เข้าร่วมในหัวข้อของการประชุม การอนุญาตให้คุณออกไปเที่ยวในหัวข้อที่เกี่ยวข้องมีความเสี่ยงที่จะรบกวนตารางงานของคุณ
2. 2 ยึดเวลาพักและอาหารกลางวันที่กำหนดไว้

วิธีที่ 9 จาก 9: ตอบคำถามให้ได้มากที่สุด

1. 1 รวบรวมคำถามจากผู้เข้าร่วมประชุม ให้เวลาเพียงพอสำหรับการตอบสนองเพื่อตอบสนองความสนใจของผู้คนให้มากที่สุด
2. 2 หลังการประชุม ให้อยู่ในการติดต่อเพื่อให้คุณได้รับการติดต่อจากผู้เข้าร่วมประชุมที่เขินอายที่จะพูดต่อหน้าผู้อื่น หรือผู้ที่มีปัญหาเฉพาะที่จำเป็นต้องมีการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน
3. 3 เตือนผู้เข้าร่วมประชุมให้กรอกแบบสอบถามหรือรายการตรวจสอบ และขอบคุณที่เข้าร่วมประชุม