เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จาก 1: การตั้งวาระ
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

วาระการประชุมคือรายการรายละเอียดของหัวข้อที่จะกล่าวถึงในการประชุมหรือการประชุม เป็นส่วนสำคัญของการวางแผนและดำเนินการประชุม เนื่องจากจะอธิบายวัตถุประสงค์ของการประชุมและประเด็นที่จะแก้ไข ระบุรายชื่อวิทยากรและกำหนดเวลาสำหรับแต่ละประเด็นที่จะต้องพิจารณา หากคุณต้องการจัดกำหนดการประชุม ให้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการและจัดการอย่างเป็นระบบในวาระการประชุม เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้คุณทำถูกต้อง

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 1: การตั้งวาระ

1. 1 แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้าเกี่ยวกับการประชุม
   • คุณสามารถส่งอีเมลหรือแจกจ่ายประกาศเกี่ยวกับบริการในรูปแบบที่พิมพ์ออกมาได้
   • ระบุวัน เวลา สถานที่ และวัตถุประสงค์ของการประชุม
   • ถามผู้รับคำตอบ แจ้งให้พวกเขาทราบว่าทุกคนที่ตอบรับคำเชิญจะต้องเข้าร่วมการประชุม
2. 2 ให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนแจ้งให้คุณทราบล่วงหน้าว่าพวกเขาวางแผนจะพูดถึงประเด็นใดในการประชุม
   • ขอให้เพื่อนร่วมงานแต่ละคนอธิบายสาระสำคัญและรายละเอียดของประเด็นที่ต้องการกล่าวถึงในการประชุม เพื่อให้คุณสามารถใส่ลงในวาระการประชุมได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
   • ระบุระยะเวลาที่ผู้เข้าร่วมจะพิจารณาคำถามของตน
3. 3 ลงรายการทั้งหมดในวาระการประชุม
   • ทำตารางสามคอลัมน์ที่มีหัวข้อ "รายการวาระ", "ผู้นำเสนอ" และ "เวลาสำหรับการอภิปราย"
   • ระบุประเด็นที่กำลังพิจารณาโดยเรียงตามลักษณะที่ปรากฏ ความเกี่ยวข้อง หรือความสำคัญ
   • เขียนคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละหัวข้อโดยผู้นำเสนอแต่ละคน
   • ในชื่อเรื่อง ให้ระบุรายละเอียดของการประชุม - วันที่ เวลา และสถานที่ วัตถุประสงค์และระยะเวลา
4. 4 ตรวจสอบกับผู้นำเสนอแต่ละคนว่าพวกเขาเห็นด้วยกับแนวการพูดและเวลาที่กำหนดสำหรับคำถามหรือไม่
5. 5 แก้ไขวาระการประชุมตามความจำเป็น
6. 6 ส่งสำเนาวาระการประชุมที่ได้รับอนุมัติไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ดำเนินการนี้ล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาสามารถทบทวนเนื้อหาและเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมได้ สองวันน่าจะพอ

เคล็ดลับ

• หากคุณได้รับการร้องขอให้รวมเรื่องในวาระที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของการประชุม เชิญผู้นำเสนอเพื่อพิจารณาประเด็นในการประชุมครั้งต่อไป

คำเตือน

• จัดสรรเวลาให้เพียงพอสำหรับผู้นำเสนอแต่ละคนในการนำเสนอหัวข้อของตน คำนึงถึงผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณ และอย่าพยายามใส่ข้อมูลมากเกินไปในการประชุมครั้งเดียว โปรดทราบว่าผู้เข้าร่วมอาจมีคำถามหรือต้องการพูดคุยในหัวข้อเพิ่มเติม